Программы для сжатия файлов powerpoint. Как уменьшить размер файла презентации PowerPoint

Все мои презентации, за которые я когда-либо брался, пестрят красками и обилием картинок, в пределах разумного конечно. Это мое убеждение, что презентация – это не сухая выкладка данных, это графическая опора докладчика, которая позволяет образно показывать моменты связи и зависимости, а также подчеркивать важнейшие моменты, которые должны запечатлеться в памяти слушателя. Очень весомый вклад в достижение этой цели вносят анимация объектов, наличие клип-арт графики и схемы SmartArt, даже тогда, когда практически всем исходным материалом для доклада-презентации служат однообразные гистограммы и таблицы.

Кроме того, когда я делаю презентацию, которая будет показываться на неизвестном устройстве, который я и в глаза не видел, то дабы избежать неприятных моментов, при сохранении всегда стараюсь внедрять шрифты в презентацию. К примеру, даже, казалось бы, уже привычных Calibri или Cambria нет среди стандартных шрифтов в ОС Windows XP, поэтому они заменяются другими и из-за этого «плывут» заголовки и ранее удачно гармонирующая текстовка в слайде.

Все это приводит к изрядному «ожирению» файла с презентацией, этот минус, конечно же, перекрывается результатом, поэтому ранее размер презентации никогда не стоял на повестке дня. Все изменилось, когда практически в последний момент, перед самым завершением создания презентации, мне поставили условие в размере файла - не более 3 Мб., собственно здесь постараюсь описать все то, что будет полезно знать, если вам также потребуется урезать размер презентации.

Внешнее сжатие файла

Когда сжать файл нужно лишь по той причине, что он большой для пересылки по электронной почте или размер больше чем ограничение файлообменника, то самый правильный способ справиться с этой проблемой – это архивирование. Даже вездесущий WinRar при максимальном сжатии поможет выкроить заметные килобайты-мегабайты.

Почему правильный? Потому что любой другой способ уменьшения размера файла презентации подразумевает жертву чем-то – качеством, возможностью редактировать, функциональностью и т.п. В то же время, сжатие архиваторами позволяет максимально сжать файл, с возможностью восстановления его первоначального вида при разархивировании без потери в качестве.

Внутреннее сжатие или хитрости PowerPoint для урезания размера

ФОРМАТ ФАЙЛА

Должно быть, вы это уже давно заметили, но на всякий случай напомню, файлы.ppt (формат презентации Office 2003 и ниже) и.pptx (формат презентации Office 2007 и выше) даже при одинаковом содержании всегда будут разниться в размере, это связанно с оптимизацией архитектуры кода файлов начиная с 2007-го офиса, то есть файлы сохраненные в формате.pptx всегда будут меньше размером. Единственный риск, который вы при этом испытаете, так это то, что презентация не сможет быть прочитана Office 2003 без специального обновления.

ШРИФТЫ

Как я уже говорил, чтобы избежать неприятных моментов, всегда стараюсь внедрять шрифты в презентацию, это значительно способствует увеличению размера файла презентации – иногда в три, а то и в четыре раза.

В настройках по умолчанию, такое внедрение шрифтов отключено, чтобы отменить внедрение шрифтов в файле с презентацией, необходимо кликнуть в верхнем меню кнопку Файл, затем из выпадающего списка выбрать пункт Параметры , в параметрах перейти на вкладку Сохранение и убрать галочку напротив пункта Внедрить шрифты в файл , подтвердить изменения параметров кликнув кнопочку ОК и заново сохранить файл презентации.

Минусом отказа от внедрения шрифтов в презентацию, является то, что вы должны использовать только стандартный набор шрифтов при стилизации слайдов и ни в коем случае не использовать художественные и прочие красивые редкие шрифты. Ниже, под спойлером, указана табличка с перечнем шрифтов и их наличием в операционных системах семейства Windows.

Поддержка стандартных шрифтов семейством ОС Windows

Название шрифта
Estrangelo Edessa
Franklin Gothic Medium
Georgia Italic Impact
Lucida Sans Console
Lucida Sans Unicode
Modern MS Sans Serif
Palatino Linotype

КАРТИНКИ

Сжатие и автоматическое обрезание отсеченных краев картинок наиболее популярная рекомендация по сокращению размера презентации, но, в то же время, она является наиболее весомым инструментом, влияющим на видимое качество презентации.

Сжимать картинки можно поштучно , для этого необходимо выделить саму картинку, активировать вкладку Работа с рисунками на верхней панели инструментов, кликнуть кнопку Сжать рисунки , в отрывшемся диалоговом окне выбрать качество до которого нужно сжать рисунок (чем меньше разрешение, тем лучше сжатие, но тем хуже качество)

А можно сжать все картинки разом убрав галочку Применить только к этому рисунку оперируя на всплывающем окошке описанном выше. Также сжать все картинки разом можно при сохранении файла презентации, для этого жмем кнопку Файл в левом верхнем углу панели инструментов, выбираем пункт Сохранить как , на всплывшем окошке справа внизу ищем выпадающее меню Сервис и кликаем Сжать рисунки… , после чего также провести настройки сжатия по тому же принципу что описан выше.

Подобное сжатие размера файла позволяет уменьшить презентацию, понятное дело, тем заметнее, чем больше в презентации картинок.

ЭФФЕКТЫ И АНИМАЦИЯ

Среди рекомендаций по сжатию презентаций часто встречаются такие, которые рекомендуют ограничиться использованием стилей переходов между слайдами и анимацией объектов. На самом деле, информация об этих эффектах занимает в достаточной степени скромное место в размере файла, чтобы не обращать на эту рекомендацию никакого внимания.

ОБЬЕКТЫ SMARTART

Небольшое «шаманство» над этим замечательным и удобным инструментом, для придания современности стиля презентации, позволит также уменьшить размер презентации. Под «шаманством» подразумевается преобразование объектов SmartArt в фигуры, для этого нам потребуется выделить поле с объектом SmartArt, кликнуть по нему правой кнопкой мыши и в выпадающем списке выбрать Преобразовать в фигуры .

Экономия занимаемого места файлом презентации будет достигнута благодаря тому, что из файла будет убрана информация по гибкой настройке такого объекта. Текст отредактировать, изменить заливку, цвет, размер – все это по-прежнему можно будет изменить и в случае работы с фигурами, но вот об изменении макета этих фигур, секундному добавлению еще одного блока или про гибкую реакцию размера шрифта от увеличения или уменьшения объёма текста в соседнем блоке – об этом можете забыть.

ГРАФИКИ И ДИАГРАММЫ

Метод, предполагающий уменьшение размера презентации за счет преобразования графиков и диаграмм, я бы назвал «последним аргументом». Прибегать к этому методу я бы советовал лишь в тех случаях, когда вы исчерпали возможности сжатия за счет всех выше описанных методов, но еще не достигли целевого размера файла.

Суть метода сводится к тому, что мы преобразовываем внедренные диаграммы в картинки, для этого выделяем диаграмму на слайде презентации, копируем ее (права кнопка мыши – копировать или комбинация клавиш Ctrl+C), затем на любом месте слайда жмем правую кнопку мыши и выбираем параметры вставки – Рисунок , исходную диаграмму, разумеется, удаляем.

Экономия размера файла достигается за счет того, что удаляются из презентации все исходные данные для построения или изменения диаграмм, а также возможности настраивать внешний стиль элементов диаграммы – цвета, шрифты, линии, тени, то есть график просто фиксируется как фотография и его дальнейшее изменение невозможно.

После преобразования графиков в картинки, можно еще раз воспользоваться инструментом сжатия картинок, но потеря качества скорее окажется настолько существенной, что вы откажетесь от этой мысли.

Не секрет, что львиную долю информации в презентации составляют графики и картинки. Именно из-за последних размер файла может составлять 20-60 Мб. Чтобы вы могли без ущерба качеству переслать свое творение на согласование по электронной почте, размер файла можно уменьшить, сжав входящие в презентацию картинки.

Откройте файл презентации, размер которой вы хотите уменьшить. Нажмите в левом верхнем углу окна программы на «Файл» и кликните по «Сохранить как». Выберите название и место сохранения файла.

В открывшемся окне в нижней части рядом с кнопкой «Сохранить» нажмите на «Сервис» и в падающем списке выберите «Сжать рисунки…». Далее появится окно, где вы можете выбрать различные способы сжатия выбранного изображения, например, такие, как качество изображения.

Также вы можете определить, хотите ли сжать и другие изображения из презентации. С помощью опции «Использовать разрешение документа» можно сжать размер изображения до выбранного количества пикселей на дюйм «Файл | Параметры | Дополнительно».

Если активировать опцию «Удалить обрезанные области рисунков», то PowerPoint удалит у обрезанных заранее изображений ненужные области. После завершения работы над изображением нажмите на «ОК», чтобы подтвердить внесение изменений.

Фото: компании-производители

С этим сталкивались многие. Обычно выясняется, что проблема - в большом количестве фотографий или картинок. Но пройтись еще раз по презентации и уменьшить каждую картинку отдельно - это слишком долго. К счастью, есть способ попроще, о котором рассказывает студия информационного дизайна VisualMethod .

Коротко, если вы торопитесь:

• Кликнете на любую картинку в презентации, чтобы ее выбрать
• Выберите «Формат рисунка» в верхнем меню
• Нажмите на кнопку «Сжать рисунки»
• Выберите нужное качество изображения из выпадающего списка
• Проверьте, что выбран пункт «Удалить обрезанные области рисунков»
• Выберите «Применить ко всем рисункам» и нажмите «Ок»

Выделите нужные изображения и нажмите «Сжатие рисунков»

Оптимальные по размеру изображения

Сжать презентацию легко, но эта операция сказывается на качестве рисунков и фотографий на слайдах. Еще одна проблема - когда вы работаете над ваше презентацией, большие фотографии могут сильно замедлять работу программы, а иногда приводить и к сбоям и потерям данных. Вам следует изначально выбирать для презентации изображения оптимального размера.

Рисунки и фотографии должны иметь разрешение не более 1920×1080 и размер не более 400−500 килобайт. 1920×1080 пикселей - это стандартное разрешение для большинства мониторов и проекторов.

Если изображение не будет занимать всего слайда, оно может быть еще меньше. Например, если вам нужно разместить фотографию примерно на четверть слайда, то разрешение этого фото должно быть примерно 800×600 пикселей.

Изображение не должно быть больше 800×600, если оно не занимает весь слайд

Мы рекомендуем, по возможности, использовать формат изображений JPEG. Этот формат обеспечивает оптимальное сжатие для фотографий и большинства рисунков. Изображения, имеющие прозрачный фон, чаще всего сохраняются в формате PNG. Однако, если этот прозрачный фон вам не требуется, и при этом данное изображение слишком «тяжелое», тогда кликнете на нем правой кнопкой мыши и выберите пункт меню «Сохранить как рисунок». Выберите тип файла JPEG и вставьте изображение на слайд повторно.

Уменьшение размера файла PowerPoint с помощью сжатия изображений

Мы уже кратко описали эту операцию в начале статьи, теперь разберем подробнее. Для сжатия выбранных или всех изображений в презентации выберите изображение и на вкладке «Формат рисунка» кликните на кнопку «Сжать рисунки».

В появившемся диалоге можно выбрать разрешение в зависимости от ваших целей. Обратите внимание, что если вы выберете разрешение 220 точек на дюйм и более, то размер файла может и не уменьшится, а даже увеличится.

Разрешения в 150 точек на дюйм будет вполне достаточно для печати на обычном офисном принтере, и это позволит существенно уменьшить размер файла презентации.

Диалог сжатия изображений в PowerPoint 2018

Также, обратите внимание, что если вы обрезали фотографии внутри PowerPoint и не хотите, чтобы в файле презентации сохранялись обрезанные участки изображений, то нужно поставить галочку «Удалить обрезанные области рисунков».

Сжатие медиа-файлов в презентации

Этот метод тоже очень простой. Если у вас в презентации встроено видео, в PowerPoint, начиная с версии 2018, встроена функция, позволяющая сжать его. Учтите, что если в вашем видео файле встроен дополнительные аудио-дорожки или субтитры, то они будут удалены после сжатия.

На вкладке «Файл», кликните пункт «Сведения», а далее в разделе «Размер файлов мультимедиа и производительность» кликните кнопку «Сжать медиа».

PowerPoint 2018 позволяет сжимать и видео-файлы

Программа предложит вам конвертировать файлы, чтобы они могли быть сжаты. Далее, вам нужно будет выбрать уровень качества видео. Исходя из нашего опыта, не стоит выбирать вариант «Для Интернет», обычно этот уровень сжатия сильно снижает качество видео.

Так же, как и в случае с обрезкой изображений, программа удалит лишние, обрезанные фрагменты видео во время сжатия. Это очень удобно, если под рукой нет видео-редактора.

Презентации PowerPoint зачастую получаются довольно «тяжелыми», что затрудняет их передачу по сети и использование на слабых ПК и ноутбуках. Не многие однако знают, что размер практически любой презентации можно сократить минимум в несколько раз. При помощи каких приемов это можно сделать – рассмотрим в данной статье.

1. Сохраняйте в PPTX

Формат PPTX был реализован Microsoft в Office 2007, однако до сих пор то ли по привычке, то ли руководствуясь еще какими-то соображениями, пользователи сохраняют презентации в устаревшем PPT.

Сохранение (либо конвертация) в pptx позволяет существенно уменьшить размер файла. Наглядный пример:

Ничего в презентации не менял кроме автоматической конвертации (преобразования) из ppt в pptx средствами самого Powerpoint (Файл — Сведения — Преобразовать):

2. Вставляйте изображения правильно

Если вы вставляете картинки в слайды, используя буфер обмена (копирование-вставка), то вы делаете неверно. Используйте стандартную функцию вставки изображений:

Зачастую при использовании метода вставки путем CTRL+C/CTRL+V картинка JPEG автоматически конвертируется в PNG либо BMP формат, который сам по себе гораздо «тяжелее». Вот пример одной и той же картинки в разных форматах при одинаковом разрешении:

Используя стандартную функцию вставки, вы гарантированного избежите подобного ненужного преобразования графики.

По этой же причине всегда старайтесь избегать использования BMP, PSD, TIFF и пр. — конвертируйте их в более легкие форматы. Например, при помощи .

3. Не используйте встроенный редактор графики

Перед тем как вставлять какое-либо изображение в презентацию, убедитесь, что оно не нуждается в редактировании. В противном случае сначала используйте любой сторонний редактор (Photoshop, Gimp, Paint и пр.) для внесения правок и только потом вставляйте окончательный вариант.

Когда вы изменяете картинку средствами самого PowerPoint, то он сохраняет все внесенные правки как часть презентации. Например, если вы переводите изображение в черно-белый формат, то программа сохраняет и исходное цветное изображение. Это создает дополнительные килобайты, которые не играют никакой роли, и «раздувает» общий файл.

4. Используйте сжатие графики

Откройте презентацию, нажмите CTRL+SHIFT+S (Сохранить как). В открывшемся окошке в выпадающем списке выберите опцию «Сжать рисунки»:

В параметрах сжатия установите переключатель напротив опции «Электронная почта». Сохраните презентацию.

Вы также можете предварительно сами оптимизировать вес изображений, сжав их при помощи .

5. Не используйте внедренные шрифты

Если вы используете в презентации какие-то уникальные шрифты для придания ей оригинального стиля оформления, то использование внедренных шрифтов будет оправдано. Однако если вы используете стандартные шрифты, то отключение данной опции может существенно (в два и более раза) уменьшить общий размер файла презентации. Пример:

Отключить внедренные шрифты можно в настройках PowerPoint: Файл – Параметры – Сохранение

6. Проверьте скрытые данные

Microsoft Office сохраняет по умолчанию целый ряд персональной, а также скрытой информации. Перейдите на вкладку Файл — Проверка презентации — Инспектор документов.

В открывшемся окошке отметьте галочками те данные, которые вам не нужны в ppt файле:

Особое внимание следует уделить таким «тяжелым» опциям как:

• Контентные надстройки
• Внедренные документы
• Невидимое содержимое на слайде
• Содержимое вне слайда и пр.

Для большинства пользователей правильным выбором будет выставление всех галочек – это очистит презентацию от возможного мусора и сократит её размер.

7. Правильно ссылайтесь на файлы

Допустим, вы планируете демонстрацию какого-либо видеофайла. Если вы разместите его в слайде путем обычной вставки с компьютера, то тем самым значительно увеличите общий размер презентации.

Оптимальным вариантом будет залить видео на файлообменный сервис, например, Youtube или Vimeo, и встроить его в слайд, используя прямую ссылку либо код внедрения (embed code).

Само собой разумеется, что в данном случае ПК или ноутбук для воспроизведения видео должны быть подключены к Интернет.

Кстати таким же образом можно размещать в презентации и картинки, просто указывая на них URL, а не вставляя их непосредственно в слайд. Это тоже существенно облегчит общий вес презентации.

Как уменьшить размер (вес) презентации в PowerPoint ?

Любое творчество - процесс увлекательный. Работая в PowerPoint ,мы максимально стараемся сделать свою презентацию как можно более красивой, содержательной и понятной. Для этого умелые мастера используют все доступные им средства - картинки, анимацию, фильмы, графики, диаграммы.

Но в стремлении создать шедевр, мы часто совершенно не заботимся о конечном размере файла - некоторые презентации на 20 слайдов «весят»до 10 Мб. В этом нет ничего страшного, если презентацию планируется демонстрировать только один раз, например, в школе или институте. Скинул файл на флешку, принес, показал, закрыл и забыл. А если ее хочется кому-нибудь переслать или разместить (этому я всегда рада) у нас на сайте? И Вам неудобно загружать, и не все будут качать презентацию большого размера.

Вот мы и разберем, как же уменьшить размер презентации PowerPoint и при этом соблюсти ряд необходимых условий:

а) не нарушить структуру презентации;

в) провести сжатие на максимально допустимом уровне (соотношение размер - качество должно быть оптимальным).

Способ 1.

Не все знают, что уменьшить вес презентации можно используя средства PowerPoint .Возьмем для эксперимента презентацию про Исландию (кстати, скачать презентации по географи можно ) . Начальный размер слайд-шоу составляет 3,83 Мб . Попробуем уменьшить его размер.

Для этого открываем Файл -> Сохранить как.. . -> Сервис -> Сжать рисунки... .

Выбираем из предложенных вариантов тот, который нам больше всего подходит. Я обычно использовала вариант «для печати» - качество сжатых изображений при этом будет все же лучше, чем при выборе варианта «Для Интернета и экрана».

Жмем ОК . Теперь размер файла равен 2,34 Мб .

Посмотрим, как выполнились наши условия:

а) ДА (структура презентации не нарушена);

б) ДА (качество изображений хорошее);

в) Как-то не очень (ну не устраивает меня такой результат, многовато будет).

Способ 2.

Использовать специальные программы для оптимизации презентаций. Таких утилит много, но я остановлюсь на той, с которой работаю сама. Называется эта программа NXPowerLite . В демо-версии можно сжать только 10 файлов, а потом надо ввести код активации.

(Для пользователей моего сайта: в конце статьи найдете ссылочку на скачивание, в архиве есть все, что нужно). ;)

С инсталяцией программы проблем никаких нет, все очень легко.

После установки откройте любую презентацию, нажмите Файл и посмотрите на меню, в которому Вас должен появиться дополнительный пункт Optimize with NXPowerLite . Это все потому, что NXPowerLite встраиваетсянепосредственно в PowerPoint .

Вы еще сможете по достоинству оценить все преимущества такой интеграции. Интерфейс, правда, на английском, но все интуитивно понятно.

Попробуем теперь уменьшить размер все той же презентации Исландия, но уже используя установленную программку NXPowerLite.

Нажимаем Файл -> Optimize with NXPowerLite . Откроется окошко:

Можете добавить для сжатия еще несколько презентаций или даже папок. Для этого обратите внимание на кнопочки Добавить файл ( Add Files ) и Добавить папку ( Add Folder ). В данном случае, я этого делать не буду.

Смотрим, куда попадет оптимизированный файл. По умолчанию это будет та же папка, из которой взят оригинал презентации, только с добавлением в имени (NXPowerLite ).

Выставляем уровень сжатия ( compression level ) - в результате нескольких экспериментов я для себя выбрала режимнормальный ( normal compression ), но Вы можетепопробовать разные варианты, только не забывайте, что соотношение размер - качество все-таки должно быть оптимальным.