Управление данными с помощью Access или Excel. Разница между Microsoft Excel и Microsoft Access

Создание таблиц.

Назначение и сферы применения.

Создание таблиц в EXCEL.

Алгоритмические языки (например, Бейсик, Паскаль, Си) являются универсальными, позволяющими решать достаточно широкий круг задач.

В настоящее время разработаны различные пакеты прикладных программ (ППП), которые предназначены для решения более узкого круга задач, но являются более удобными и эффективными по сравнению с алгоритмическими языками.

Среди различных ППП широкое распространение получили так называемые электронные таблицы или табличные процессоры. К наиболее популярным программам ЭТ следует отнести Lotus 1-2-3 for Windows , Quattro Pro for Windows фирмы Novell и Microsoft Excel.

Основное применение пакета Excel - это выполнение расчетов. Excel превращает экран компьютера в мощную электронную таблицу, позволяющую решать задачи планирования, бухгалтерского и статистического учета, экономического характера и др. В частности, с помощью электронной таблицы можно вести балансовые расчеты, ведомости заработной платы или материальных ценностей, расчеты налогов, списки пациентов и инвентарные списки, а также решать другие задачи.

Пакет Excel предоставляет следующие возможности:

¨ преобразовывать электронную таблицу в удобный для вас вид;

¨ выполнять любые типы табличных вычислений;

¨ объединять электронные таблицы;

¨ быстро выполнять вычисления с большими числами;

¨ создавать заголовки и вводить текст, не мешая при этом выполнению вычислений;

¨ печатать профессионально оформленные отчеты;

¨ вставлять отчетную (табличную) информацию в другие документы;

¨ строить диаграммы, карты, графические объекты.

Каждая таблица в EXCEL имеет имя Книга 1 (2, 3…) и три Листа . По горизонтали этой таблицы обозначены имена столбцов (А, В, С, D…), а по вертикали видеться нумерация строк

В EXCEL (как и в БД) можно удалять, копировать, вставлять столбцы путём выделения его и кликания по нему правой кнопкой мышки, после чего в контекстовом меню выбрать или Удалить , или Вставить , или Копировать (в зависимости от нужных нам действий). Чтобы копировать, перемещать или удалять данные одновременно, из нескольких ячеек, сначала следует выделить эти ячейки. Затем можно выполнить над ними выбранные действия.

Способы выделения ячеек:

¨ любая одна ячейка выделяется щелчком левой кнопки мыши;

¨ смежные ячейки (диапазон) выделяются щелчком левой верхней ячейки в выбранной группе и перетаскиванием указателя мыши в сторону правой нижней ячейки;

¨ для выделения несмежных ячеек следует нажать клавишу Ctrl , и удерживая ее нажатой, щелкать все выбираемые ячейки;

¨ чтобы выделить всю строку или весь столбец ячеек, щелкните заголовок выбранной строки или столбца;

¨ выделение смежных строк или столбцов выполняется перетаскиванием указателя мыши через их заголовки;

¨ чтобы выделить несмежные строки или столбцы, нажмите клавишу Ctrl и щелкните каждый заголовок выбранных столбцов или строк.

В ячейках автоматически регулируются числовые и текстовые записи (при числовой запись стоит в правой стороне, а при текстовой – в левой).

Порядок вставки строк и столбцов:

1. Чтобы вставить одну строку или один столбец, выделяем ячейку, слева от которой вы хотим вставить столбец или выше которой мы хотим вставить строку.

Чтобы вставить несколько строк или столбцов, нужно выделить столько же столбцов или строк, сколько вы хотите вставить. Чтобы вставить столбцы, перетащите указатель мыши через буквы столбцов в верхней части листа. Чтобы вставить строки, перетащите указатель мыши через номера строк. Например, выделите две буквы столбцов или два номера строки, чтобы вставить две строки или два столбца.

2. Откройте меню Вставка .

3. Выберите команду Строка или команду Столбец .

Excel вставит строки или столбцы и сдвинет соседние строки вниз, а соседние столбцы вправо.

Порядок удаления строки или столбца:

1. Щелкните мышью номер строки или букву столбца, который вы хотите удалить. Можно выделить несколько строк или столбцов, перетащив указатель мыши через номера строк или буквы столбцов.

2. Откройте меню Правка .

3. Выберите команду Удалить .

Excel удалит строки и столбцы и последовательно переименует оставшиеся строки и столбцы. Все ссылки на ячейки в формулах и названия в формулах будут соответственно изменены.

Для закрепления заголовков столбцов и строк выполним следующие действия:

1. Щелкните ячейку справа от заголовка строки и / или ниже заголовка столбца, которые вы хотите закрепить. Ячейка будет выделена.

2. Откройте меню Окно и выберите команду Закрепить области .

Перемещением курсора по документу убедитесь в том, что заголовки строк и / или столбцов будут оставаться на своих местах. Это дает вам возможность просмотреть данные в других частях листа, не теряя из виду того, что представляют закрепленные данные.

Для отмены закрепления откройте еще раз меню Окно и выберите команду Снять закрепление областей .

Связь между ACCESS и EXCEL состоит в том, что можно переносить таблицы (или копировать) из БД в EXCEL. Это очень нужно, так как в БД мы подсчитать суммы и другие функции не сможем (нам придётся создавать новую электронную таблицу в EXCEL, а это лишнее затраченное время).

Для того, чтобы переместить нашу Таблицу 1 из БД в Книгу 1 , делаем следующее: правой кнопкой мышки кликаем по Таблица 1 , в контекстовом меню выбираем Копировать , открываем чистый Лист нашей книги и также в контекстовом меню выбираем Вставить .

После чего у нас вставляется наша Таблица 1 в ячейки нашего листа. Конечно же, эта таблица будет выглядеть некрасиво (в смысле, не по масштабам ячеек), поэтому потом нам нужно будет отредактировать её вышеуказанными способами (См. 4).

Раздел 6. Способы переноса таблицы из пакета прикладных программ Access в пакет прикладных программ Excel.

В процессе работы часто возникает необходимость перенести данные из Access в Excel. Существует 2 метода переноса:

Первый метод:

1. Открываем нужную базу данных – «Натурный лист».

2. Выбираем вкладку «Таблицы» и нужную таблицу – «Натурный лист».

3. Выбираем последовательно: Сервис→Связи c Office→ Анализ в MS Excel.

4. После этого компьютер автоматически запускает Excel и вставляет таблицу.

Второй метод:

1. Открываем нужную базу данных - "Натурный лист".

2. Выбираем таблицу "Натурный лист".

3. Открываем таблицу.

4. Копируем в буфер обмена.

5. Открываем Excel.

6. Вставляем в новый лист из буфера обмена содержащуюся там таблицу.

Как результат, мы видим готовую таблицу в новом листе Excel

Раздел 7. Последовательность редактирования НЛ в Excel.

Перенесенная из пакета прикладных программ Access в пакет прикладных программ Excel таблица нуждается в редактировании.

Чтобы вставить недостающие строки, я выделяю строку, перед которой хочу вставить еще одну и нажимаю правой кнопкой мыши на строке. Я выбираю «Добавить ячейки». Таким образом я добавил строки для создания шапки «Натурного листа».

Чтобы в заголовках столбцов таблицы текст был посередине, я выделил ячейку и в диалоговом окне «Формат ячеек» щелкнул вкладку «Выравнивание». Из таблицы форматирования я выбрал «Выравнивание по центру».

Я также выбрал «Перенос по словам», чтобы текст в заголовках полностью разместился в ячейке.

Чтобы разместить текст в заголовках столбцах и данные в них, я выбрал «Объединение ячеек». Это позволяет из нескольких ячеек сделать одну, в которую поместятся данные.

Для изменения содержимого ячейки я дважды щелкаю на ячейку, содержимое которой необходимо изменить. Я изменяю данные и нажимаю клавишу «Enter». Чтобы отменить изменения, я нажимаю клавишу «Esc».

Чтобы придать данным, перенесенным из Access, вид таблицы, нужно определить границы. Для этого я выделяю область где хочу задать границы и в меню «Формат» → «Ячейки...» выбираю вкладку «Граница». Там я выбираю цвет и толщину границ внешних и внутренних.

Чтобы отредактировать содержимое ячейки, я щелкнул на ней и впечатал необходимый текст. Вносить изменения в существующий текст я могу, щелкнув и выделив ту его часть, которую надо изменить.

Чтобы быстро удалить данные из ячейки, я размещаю на ней курсор, делаю правый щелчок и выбираю опцию «Очистить содержимое». Этот прием удаляет данные, оставляя прежними размеры ячейки.

7.1 Условие задания на обработку Натурного листа в Excel:

Для того что бы подсчитать количество пломб в составе, я выбираю ячейку в которой будет считаться количество. Затем на панели инструментов я нажимаю кнопку. После этого появляется окно «Мастер функций – шаг 1 из 2». В этом окне я выбираю функцию - СЧЁТ→OK. После нажатия кнопки «OK» появляется окно «Аргументы функции». В строке «Значение 1» я ввожу все ячейки, соответствующие столбцу.

Затем нажимаю «OK» и в выделенной мной ячейке появляется количество пломб в составе.

Для того, чтобы в листе Excel отображалась формула, по которой я вычислял количество пломб, я открываю меню «Сервис»→ «Параметры»→ «Формулы», в результате чего, в ячейке с количеством пломб появится формула: «=СЧЁТ(J4:J23)»

2. Определить общую массу негабаритного груза.

Чтобы вычислить общую массу негабаритного груза, я сначала выделяю ячейку, в которой мне необходимо получить результат. Затем на панели инструментов я нажимаю кнопку. После этого появляется окно «Мастер функций – шаг 1 из 2». В этом окне я выбираю функцию - СУММ→OK.

После нажатия кнопки «OK» появляется окно «Аргументы функции». В строке «Число 1» я ввожу все ячейки, соответствующие столбцу.

И нажимаю «ОК», после этого у меня подсчитало массу груза.

Для того, чтобы в листе Excel отображалась формула, по которой я вычислял общую массу негабаритного груза, я открываю меню «Сервис»→ «Параметры»→ «Формулы», в результате чего, в ячейке с максимальным значением появится формула: «=СУММ(D4:D23)»

3. Добавить колонку условная длина вагона и найти условную длину поезда.

Добавив колонку условная длина вагона и заполнив ее, я сначала выделяю ячейку, в которой мне необходимо получить результат. Затем на панели инструментов я нажимаю кнопку. После этого появляется окно «Мастер функций – шаг 1 из 2». В этом окне я выбираю категорию функций - Статистические→ СУММ→OK. После нажатия кнопки «OK» появляется окно «Аргументы функции». В строке «Число 1» я ввожу все ячейки, соответствующие столбцу. Затем нажимаю «OK» и в выделенной мной ячейке появляется условная длина поезда.

4. Определить массу брутто поезда

Чтобы найти массу брутто поезда, я сначала выделяю ячейку, в которой мне необходимо получить результат. Затем на панели инструментов я нажимаю кнопку. После этого появляется окно «Мастер функций – шаг 1 из 2». В этом окне я выбираю функцию - СУММ→OK. После нажатия кнопки «OK» появляется окно «Аргументы функции». В строке «Число 1» я ввожу все ячейки, соответствующие столбцу Масса груза. А в строку «Число 2» ввожу ячейки, соответствующие столбцу Тара вагона.

Затем нажимаю «OK» и в выделенной мной ячейке появляется масса брутто поезда.

Для того, чтобы в листе Excel отображалась формула, по которой я вычислял максимальный вес груза, я открываю меню «Сервис»→ «Параметры»→ «Формулы», в результате чего, в ячейке с Массой брутто появится формула: «=СУММ(N4:N23;O4:O23)»

Вывод:

В ходе выполнения курсовой работы я научился создавать таблицы (Базу Данных) в ACCESS и электронные таблицы в EXCEL.

В ACCESS я научился создавать отчёты и запросы различных видов. Заметил, какие виды лучше и удобнее в использовании, а какие нет. Научился копировать, удалять, вставлять, переименовывать Поля в таблицах.

В EXCEL кроме создания таблиц я научился подсчитывать различные суммы и функции в таблицах, выучил разные тонкости в редактировании и форматировании ячеек. Узнал, как можно более проще выполнять различные операции. Также как и в ACCESS научился копировать, удалять, вставлять Столбцы и Строки.

Выучил связь между ACCESS и EXCEL: научился переносить таблицы из БД в Книгу. А также выносить все эти работы на печать.

Список использованной литературы.

1. Ю. А. Косорига «Методические указания».

2. В. А. Рыков «Методические указания».

3. Вероника Михеева, Ирина Харитонова «Microsoft Access 2003», БХВ-Петербург, 2004г.

4. Джо Хабрейкен «Microsoft Office 2003. Все в одном».

Долго думал прежде чем начать этот раздел. С одной стороны сайт про Excel, причем здесь Access? С другой стороны их совместное использование дает неоспоримые преимущества при обработке данных:

Возможность обрабатывать базы данных с количеством записей существенно больше чем 65536 (ограничение Excel);
- возможность создавать связанные таблицы, чего Excel не позволяет;
- сохраняется простота и гибкость Excel при обработке.

Есть несколько ситуаций, когда совместное использование вполне оправдано:

1. Объем базы данных превышает возможности Excel или база данных, представляет из себя, набор связанных таблиц, например в формате DBF. В этом случае удобнее сначала обработать эту базу в Access, сформировать через запрос требуемую табличку, а далее экспортировать в Excel и в нем уже, по необходимости, продолжить обработку.

2. Отчет, формируемый в Access, сложен для исполнения, просто не хватает мозгов или делать долго и нудно. Так же можно экспортировать данные в Excel и попытаться там сделать проще и быстрее, либо создать табличку в Excel и получать данные из Access через запросы.

3. Самый жизненный случай, по крайней мере, для меня. Допустим у Вас какая то специализированная программа, которая позволяет обрабатывать данные и формировать какие то отчеты. Однако жизнь не стоит на месте, появляются новые требования, новые формы отчетов, которые нужно реализовать в этой программе. Хорошо, если вы платите деньги производителю ПО за поддержку и он не много берет за новую форму отчета. А если денег нет? Тогда выкручивайся сам как хочешь, или делай в ручную или изобретай. Ваша палочка-выручалочка - это выгрузка данных в форматах поддерживаемых Access. Если это есть, Вы на коне! Выгружаете данные из специализированного ПО, создаете связь с выгруженными таблицами и далее через запросы формируете нужный отчет новой формы. Если база данных специализированного ПО представляет собой не куб данных типа Cache, а отдельные файлы то и выгружать ничего не надо. Просто устанавливаете связь с теми файлами в которых находятся нужные данные. Как такие файлы найти это уже второй вопрос.

Чтобы лучше понять, о чем, все таки идет речь рассмотрим последовательно несколько примеров.

Начнем с установления связи с внешними данными в Access. Речь идет именно о связи с внешними данными а не об импорте внешних данных и вот почему. При импорте внешних данных табличка импортируется в Access и если внешние данные обновились то ее необходимо повторно импортировать, это неудобно, да и забыть можно. Если установлена связь с табличкой внешних данных то при ее обновлении происходит и обновление данных в Access, что значительно удобнее.

Access 2010 - это программа создания и управления базами данных. Чтобы понять Access, вы должны сначала понять базы данных.

На этой статье вы узнаете о базах данных и о том, как они используются. Вы познакомитесь с различиями между управлением данными в Access и Microsoft Excel.

Что такое база данных?

База данных представляет собой набор данных, которые хранятся в компьютерной системе. Базы данных позволяют своим пользователям быстро и легко вводить, получать доступ и анализировать свои данные. Они - такой полезный инструмент, что вы их постоянно видите. Вы когда-нибудь ждали, пока регистратор врача ввел вашу личную информацию в компьютер или наблюдали, как сотрудник магазина использует компьютер, чтобы узнать, есть ли товар на складе? Затем вы видели базу данных в действии.

Самый простой способ понять, что такое база данных это подумать о ней, как о наборе списков. Подумайте об одной из упомянутых выше баз данных: базе данных о пациентах в кабинете врача. Какие списки содержатся в такой базе данных? Ну, для начала, есть список имен пациентов. Затем есть список прошлых встреч, список с историей болезни для каждого пациента, список контактной информации и т. д.

Это относится ко всем базам данных - от самых простых до самых сложных. Например, если вы хотите испечь печенье, то вы можете сохранить базу данных, содержащую рецепты, которые вы знаете как сделать, и друзей, которым вы даете эти рецепты. Это одна из самых простых баз данных. Он содержит два списка: список ваших друзей и список рецептов выпечки печенья.

Однако, если бы вы были профессиональным пекарем, у вас было бы еще много списков, которые нужно было бы отслеживать: список клиентов, список проданных продуктов, список цен, список заказов... это можно продолжать. Чем больше добавленных списков, тем сложнее будет база данных.

В Access списки немного сложнее, чем те, которые вы пишете на бумаге. Access сохраняет свои списки данных в таблицах, что позволяет хранить еще более подробную информацию. В приведенной ниже таблице список людей в базе данных пекаря любителя был расширен, чтобы включить другую соответствующую информацию о друзьях.

Если вы знакомы с другими программами в пакете Microsoft Office, это может напоминать вам Excel, что позволяет организовать данные аналогичным образом. Фактически, вы можете создать аналогичную таблицу в Excel.

Зачем использовать базу данных?

Если база данных по существу представляет собой набор списков, хранящихся в таблицах, и вы можете создавать таблицы в Excel, зачем вам нужна настоящая база данных? В то время как Excel отлично справляется с хранением и упорядочиванием номеров, Access намного более эффективен при обработке не числовых данных, таких как имена и описания. Нечисловые данные играют значительную роль практически в любой базе данных, и важно иметь возможность сортировать и анализировать ее.

Однако то, что действительно делают базы данных, кроме любого другого способа хранения данных, - это подключение. Мы называем базу данных, как те, с которыми вы будете работать, в Access реляционной базой данных. Реляционная база данных может понимать, как списки и объекты внутри них связаны друг с другом. Чтобы изучить эту идею, вернемся к простой базе данных с двумя списками: именами ваших друзей и рецепты печенья, которые вы знаете как делать. Вы решили создать третий список, чтобы отслеживать партии печенья, которые вы делаете, и для кого они предназначены. Поскольку вы только делаете их, вы знаете рецепт, и вы только передадите их своим друзьям, этот новый список получит всю свою информацию из списков, которые вы сделали ранее.

Посмотрите, как третий список использует слова, которые появились в первых двух списках? База данных способна понять, что Иван Иваныч и Печенье на сметане в списке - это те же вещи, что и Иван Иваныч и Печенье на сметане в первых двух списках. Эти отношения кажутся очевидными, и человек сразу поймет это. Однако книга Excel не сможет.

Отличие Access от Excel

Excel рассматривал бы все эти вещи как отдельные и несвязанные фрагменты информации. В Excel вам нужно будет вводить каждую отдельную информацию о человеке или типе печенья каждый раз, когда вы упомянули об этом, потому что эта база данных не будет относительной, как база данных Access. Проще говоря, реляционные базы данных могут распознавать, что может сделать человек: если одни и те же слова появляются в нескольких списках, они ссылаются на одно и то же.

Тот факт, что реляционные базы данных могут обрабатывать информацию таким образом, позволяет вам вводить, искать и анализировать данные более чем в одной таблице за раз. Все эти вещи было бы трудно сделать в Excel, но в Access даже сложные задачи могут быть упрощены и сделаны достаточно удобными для пользователя.

Современная цивилизация остро нуждается в постоянной обработке и сохранении больших объемов различных данных. Также постоянно возникает необходимость в отслеживании влияния их изменений на другие информационные массивы. Удобнее всего организовать все эти процессы в виде базы данных. Удобным инструментом для такой организации может стать популярная программа СУБД Access.

Что такое СУБД

Различные данные принято представлять и хранить в виде таблиц. Часто бывает так, что в нескольких таблицах находится информация, которая связана между собой каким-то образом. Совокупность таких взаимозависимых таблиц представляет собой базу данных.

Для того чтобы имеет возможность в полной мере оперировать данными из базы, необходимо также выполнять запросы. А для того чтобы облегчить заполнение базы первоначальной информацией, обычно используют специально разработанные формы. Для автоматизации процесса в некоторых случаях приходится дополнительно применять макросы. Совокупность и дополнительных инструментов образует систему, называемую СУБД - система управления базой данных. Примером могут быть Foxpro, Oracle, СУБД Microsoft Access.

Основные функции СУБД

СУБД Access выполняет следующие важные функции:

Осуществление необходимых и формулами;

Налаживание связей между таблицами и массивами данных;

Возможность добавления запросов.

Весь набор инструментальных средств, который имеется в арсенале СУБД предназначается для полноценного обслуживания двух основных направлений в ходе функционирования информационной системы. Это организация проектирования и модификации структуры и различные необходимые манипуляции с данными.

Основные отличия СУБД Access

От многих других которые используются программистами для автоматизации работы с базами данных, СУБД Access отличается простотой в освоении. Поскольку данная платформа русифицирована, а также имеет стандартный для всех программ MS Office интерфейс, даже неопытные пользователи не ощутят никаких неудобств во время ее освоения.

В то же время Access является полноценной программой управления массивами данных со всеми необходимыми атрибутами. Созданную систему можно использовать не только на отдельном компьютере, но и в разветвленной локальной сети.

Возможности Access

Эта программа дает возможность создавать исходные объекты в виде таблиц с полями разнообразных типов, например, числовыми, текстовыми, графическими, даже полями OLE.

Более того, обеспечивается связь между таблицами, при этом поддерживается каскадное обновление данных и каскадное удаление при необходимости.

Выполняются все основные операции с данными, такие как ввод, просмотр, хранение, обновление, сортировка, фильтрация, получение выборок. Также осуществляется индексация по выбранным полям, контроль введенной информации.

При заполнении полей могут использоваться вычисления с помощью различных формул.

СУБД Access - удобная и понятная программа, которая обладает всеми возможностями подобных профессиональных приложений.

На взгляд простого пользователя СУБД Access схожа по возможностям и назначению на программу электронных таблиц Microsoft Excel. Но на самом деле между этими приложениями существуют существенные отличия.

Например: работая с таблицей Excel можно в ячейку таблицы внести любую информацию, то есть на рабочем листе можно разместить и таблицу, и рисунок, и текст. В один столбец могут вноситься разные данные. Таблица в Access отличается от таблицы Excel тем, что в ней для каждого поля записи определен тип данных, следовательно нельзя в один столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов. Access позволяет вводить данные в таблицы и контролировать правальность вводимых данных, установив правила проверки прямо на уровне таблицы.

Таким образом как-бы не были введены данные (прямо в таблицу, через экранную форму, на странице доступа к данным), Access не сохранит в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам. С таблицами Excel удобно работать, когда они содержат небольшое количество строк. В отличие от подобной ситуации, таблицы баз данных могут включать в себя большое количество записей, обеспечивая удобные способы извлечения из этого множества необходимой информации. Если хранить необходимые данные в документах Word и электронных таблицах, то при увеличении объема информации можно запутаться в немалом количестве файлов.

В свою очередь Access позволяет хранить все данные одним файлом и осуществлять доступ к данным постранично. Так же можно отметить что в Access возможно создание связей между таблицами, это позволяет использовать данные из разных таблиц, при этом для юзера они будут представлены одной таблицей, в свою очередь реализовать нечто подобное с помощью электронных таблиц сложно.

Устанавливая связи мужду отдельными таблицами Access избегает ненужного дублирования данных, экономит память компьютера и увеличивает точность и скорость обработки информации. Для осуществления подобных действий таблицы, которые содержат повторяющиеся данные, разбивают на несколько таблиц. Excel позволяет работать нескольким людям с одним документом, но эти возможности весьиа ограничены, а в свою очередь Аccess может поддерживать одновременную работу с базой пятдесят пользователей и гарантировано, что все пользователи будут работать с актуальными данными.

Aссess имеет развитую систему защиты от нежелательного, несанкционированного доступа, позволяющая каждому пользователю или группе видеть и изменять исключительно те объекты, на которые ему выданы права администратором, например можно запретить к использованию некоторых команд из меню, изменение в данных таблицах или формах, открытие определеннях форм Картыгин С.А Access 2000. Руководство пользователя с примерами. М.: Лаболатория базовых знаний, 2000. 136 с.. Электронные таблицы могут позволить защитить данные паролем или разрещить просмотр данных, но все же эти средства значительно проще.

СУБД Access применяется тогда, когда прикладная задача требует обработки и хранения разнообразной информации о большом количестве объектов и дает возможность многопользовательского режима. Послужить примером может задача ведения учета склада, таблицы Excel могут быть удобным средством хранения ограниченного количества данных таблиц с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Как правило, документы Excel предназначаются для индивидуального пользования.