Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно–аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например, при составлении баланса, справок для налоговых органов, финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме, используют электронные таблицы. Электронные таблицы (ЭТ) – это двумерные массивы (которые обычно называют рабочими листами), состоящие из столбцов и строк. Программные средства для проектирования электронных таблиц называют также табличными процессорами . Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.

С помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские, инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Возможности табличных процессоров:

Создание, редактирование, оформление и печать ЭТ;

Создание многотабличных документов, объединенных формулами;

В ячейках таблицы может быть использованы сложные формулы, содержащие в своем составе встроенные функции различного назначения (математические, финансовые, статистические, инженерные и т.д.);

Построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

Работа с ЭТ как с базами данных (списки): сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

Создание итоговых и сводных таблиц;

Использование сценарии – поименованных массивов исходных данных, по которым формируются конечные итоговые значения в одной и той же таблице;

Выполнение автоматизированного поиска ошибок вычислений по формулам.

Применении механизма автозаполнения, при котором в несколько ячеек таблицы может быть быстро введено одно и то же значение или несколько разных значений, заранее подготовленных в виде рядов данных. Каждый член ряда вводится в одну ячейку таблицы. Последовательный ввод данных в ячейки может осуществляться, начиная с любого члена ряда в прямом или обратном направлении;

Решение экономических задач типа «что-если» путем подбора параметров;

Использование таблицы подстановки, которые могут содержать одну или две переменные с произвольным количеством их значений. Эти значения переменных используются при вычислении результатов по одной и той формуле. Результат отображаться в виде массива данных;

Решение оптимизационных задач;

Статистическая обработка данных;

Создание слайд-шоу;

Разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Табличные процессоры различаются набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры:

Excel (фирма Microsoft),

Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Developnet),

Quattro Pro (фирма WordPerfekt – Novell Application Group).

Если после появления в 1982 г. пакет Lotus 1-2-3 был практически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции, а ее место занял пакет Excel.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами – разработчиками определены по–разному.

Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.

>>Информатика: Табличные процессоры к электронные таблицы

Табличные процессоры к электронные таблицы

Табличный процессор (ТП) - это прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере.

Вычислительная таблица, которая создается с помощью ТП, называется электронной таблицей .Первый табличный процессор был создан в 1979 году, предназначался для компьютеров типа Apple II и назывался VisiCalc. В 1982 году появился табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединил в себе возможности электронных таблиц, деловую графику и некоторые функции реляционной СУБД. Практически все последующие табличные процессоры (Multiplan, QuattroPro, SuperCalc и другие) поддерживали эти три функции. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office. Кратко повторим основные понятия, связанные с электронными таблицами.

Электронная таблица (ЭТ) - это своеобразная компьютерная технология организации табличных расчетов. В основе ЭТ лежит несколько главных идей.

Первая идея - рабочее поле структурировано и о образцу шахматной доски. ЭТ, подобно шахматной доске, разделена на клетки. Строки таблицы пронумерованы числами, а столбцам присвоены буквенные имееа (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Среда электронной таблицы

Клетки-ячейки таблицы именуются подобно клеткам шахматной доски: A1, В2 и т, п. Данные имена называют также адресами ячеек в таблице.

Любая прямоугольная область таблицы называется блоком. Блок идентифицируется именами ячеек, расположенных в противоположных углах. Например: A1:F4 - весь фрагмент таблицы, показанный на рис. 2,1.

Вторая идея - в ячейках таблицы» помимо текстов и чисел (как и в реляционных базах данных ), могут помещаться вычисляемые формулы. В качестве операндов в этих формулах выступают имена ячеек таблицы. Например, в ячейке ВЗ может находиться формула А1+В1. Сразу после занесения формулы в ячейку табличный процессор ее вычисляет и отражает в ячейке полученное значение. При изменении значений в ячейках-операндах мгновенно происходит пересчет формул

Третья идея - принцип относительной адресации. Адрес ячейки, присутствующий в формуле, обозначает ее расположение относительно ячейки, в которой записана формула. Например, формула А1+В1 в ячейке ВЗ воспринимается так: содержимое ячейки, расположенной на две строки выше и на один столбец левее, сложить с содержимым ячейки, расположенной на две строки выше в этом же столбце. При переносе этой формулы в другие ячейки, напримерр путем копировании, формула преобразуется, сохраняя тот же смысл относительного расположения слагаемых. Например, скопированная из ячейки ВЗ в ячейку С4 эта формула при¬мет вид В2+С2.

Для отмены действия принципа относительной адресации используется символ *$* помощью этого символа можно сделать неизменяемым (абсолютным) как весь адрес, так и отдельную его часть (строку или столбец). Например, если в ячейке ВЗ записана формула $А$1+$В$1, то при копировании в ячейку С4 она не изменится.

Приведем простейший пример решения с помощью ТП задачи экономического содержания. Допустим, что на фирме всего три сотрудника : директор, бухгалтер и юрист. Пусть месячная выплата каждому вычисляется по формуле:

месячная выплата=базовая зарплата+ премия - налог.

(Пример не претендует на реалистичность, на самом деле выплата вычисляется сложнее, да и фирму с тремя сотрудниками встретишь нечасто). Базовая зарплата записана а контракте и неизменна. Налог определен государством в виде фиксированного процента от суммы (базовая зарплата + премия). Директор может манипулировать лишь премией и при этом, располагая ограниченными средствами, должен произвести суммарные выплаты всем сотрудникам.

Для ришения задачи следует подготовить таблицу, показанную на рис. 2.2.

"
Рис. 2.2. Пример задачи, решаемой с помощью табличного процессора

В ячейку А1 помещен текст «Расчет месячной заработной платы». Он выходит за ее пределы и путем элементарных манипуляций, имеющихся в каждом ТП, растянут на соседние ячейки. То же сделано с текстом «Примечание: доля начислений на заработную плату», изначально помещенным в ячейку А9. Остальные тексты поместились каждый в одну ячейку. Отметим, что ширина ячейки легко регулируется.

В ячейках C5:D7 и А10 - числа. Число 0,38 в А10 означает, что начисления на совокупную денежную выплату составляют 38%.
Напомним, что ни тексты, ни числа не меняются в ходе работы ТП.

В ячейках E5:F7 и F9 - формулы. Их смысл очевиден. Обратите внимание на использование в формулах в ячейках F5:F7 абсолютного адреса $А$10. С клавиатуры формула была введена лишь в ячейку F5, а в следующие занесена методом копирования. Использование значка позволило сохранить неизменным адрес А10.

На рис. 2.2 электронная таблица изображена в режиме отображения формул. Если теперь перейти в режим отображения значений (это основной режим ЭТ), то мы увидим результаты вычислений (рис. 2.3).

"
Рис. 2.3. Результаты вычислений

Полученная таблица является программой расчета заработной платы. Если в ней изменить какие-либо исходные числа, то немедленно изменятся значения в ячейках с формулами. Например, при изменении процента начислений на зарплату (число в ячейке А10) все результаты будут пересчитаны.

Многовариантные экономические расчеты - одна из самых массовых областей применения ТП. Однако это не единственное приложение электронных таблиц. Современные ТП оснащены богатым математическим аппаратом, средствами графической обработки данных. Все это делает их достаточно универсальным инструментом для расчетов во многих областях.

Коротко о главном

Электронные таблицы - популярное средство информационных технологии, предназначенное для организации табличных вычислений на компьютере.

Табличный процессор - прикладная программа для работы с электронными таблицами.

В основе технологии электронных таблиц лежат три идеи: «шахматная» структура рабочего поля таблицы, использование формул и механизма их пересчета, принцип относительной адресации.

Современные табличные процессоры ориентированы на выполнение следующих функций: табличные вычисления, деловую графику, возможности работы с таблицей как с базой данных.

Вопросы и задания

1. При решении каких информационных задач используются электронные таблицы?

2. а) Как адресуются данные в электронной таблице?

б) Данные каких типов могут храниться в ячейках ЭТ?

в) Что такое принцип относительной адресаций?

г) Как можно отменить действие относительной адресации?

3. Если бы в ячейке Е5 на рис. 2.2 не сделали абсолютным адрес А10, какой бы вид приобрела формула при копировании ее в ячейки Е6 и Е7?

4. Внесите изменения в таблицу на рис. 3.2, если налог вычисляется по следующему правилу; при суммарном заработке не менее 4200 руб. взимается 33%, при меньшем заработке - 25%.

Семакин И.Г., Хеннер Е.К., Информатика и ИКТ, 11

Отослано читателями из интернет-сайтов

Содержание урока конспект урока опорный каркас презентация урока акселеративные методы интерактивные технологии Практика задачи и упражнения самопроверка практикумы, тренинги, кейсы, квесты домашние задания дискуссионные вопросы риторические вопросы от учеников Иллюстрации аудио-, видеоклипы и мультимедиа фотографии, картинки графики, таблицы, схемы юмор, анекдоты, приколы, комиксы притчи, поговорки, кроссворды, цитаты Дополнения рефераты статьи фишки для любознательных шпаргалки учебники основные и дополнительные словарь терминов прочие Совершенствование учебников и уроков исправление ошибок в учебнике обновление фрагмента в учебнике элементы новаторства на уроке замена устаревших знаний новыми Только для учителей идеальные уроки календарный план на год методические рекомендации программы обсуждения Интегрированные уроки

Изучив эту тему, вы узнаете:

Каковы назначение и основные возможности текстового процессора;
- из каких элементарных объектов состоит табличный документ;
- какие типы данных могут храниться в ячейках таблицы;
- что такое абсолютная и относительная адресация;
- правила записи и копирования формул и функций;
- что такое диаграмма и из каких объектов она состоит.

Назначение табличного процессора

Табличный процессор содержит набор компьютерных инструментов для работы с информацией, представленной в табличной форме - в виде электронной таблицы. Рабочая область электронной таблицы напоминает по своей структуре шахматную доску. Она состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена.

Основное назначение табличного процессора - автоматизация расчетов данных, представленных в табличной форме. Результатом работы табличного процессора является документ в виде таблицы или диаграммы.

Например, в табличном процессоре можно вести классный журнал. Учителя могут заносить в него оценки учащихся, а встроенные формулы позволят вычислить средний балл для каждого ученика, общую успеваемость класса по предмету и т. п. Каждый раз, когда учитель вносит новую оценку, табличный процессор будет автоматически пересчитывать все результаты.

Характерной особенностью табличного процессора является то, что в нем данные и результаты вычислений представлены в табличной форме. Для наглядности эти данные можно представить в графическом виде как диаграммы.

По сравнению со своей бумажной предшественницей электронная таблица предоставляет пользователю намного больше возможностей для работы. В клетки таблицы можно записывать не только числа, даты и тексты, но и логические выражения, функции и формулы. Формулы позволяют практически мгновенно производить пересчет и выводить в соответствующей ячейке новый результат при изменении исходных данных. Эта возможность позволяет активно использовать электронные таблицы в различных областях:

♦ для автоматизации вычислений;
♦ для представления результатов вычислений в виде диаграмм;
♦ для моделирования, когда исследуется влияние одних параметров на другие.

Объекты документа табличного процессора

Классификация объектов

Представление об объектах документа табличного процессора можно составить, познакомившись с их классификацией (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Классификация объектов табличного документа

На первом уровне основанием классификации служит вид документа - таблица и диаграмма. Диаграмма является вспомогательным документом и без таблицы существовать не может. На втором уровне показаны основные объекты, которые образуют таблицу и диаграмму.

Объекты электронной таблицы

Таблица представляет собой сложный объект, состоящий из элементарных объектов: строк, столбцов, ячеек, диапазонов ячеек (рис. 4.2). Каждый элементарный объект имеет имя, которое определено разработчиками электронной таблицы.

Рис. 4.2. Элементарные объекты электронной таблицы

♦ Строка. Заголовки строк представлены в виде целых чисел, начиная с 1.
♦ Столбец. Заголовки столбцов задаются буквами латинского алфавита: сначала от А до Z, затем от АА до AZ, от ВА до BZ и т. д.
♦ Ячейка. Адрес ячейки определяется ее положением в таблице и образуется из заголовков столбца и строки, на пересечении которых она находится. Сначала записывается заголовок столбца, а затем номер строки, например: A3, D6, АВ46.
♦ Диапазон ячеек. Диапазон - это группа смежных ячеек: строка, несколько строк или часть строки; столбец, несколько столбцов или часть столбца; несколько смежных ячеек, образующих прямоугольную область. Диапазон ячеек задается указанием адресов его первой и последней ячеек, разделенных двоеточием.

Адрес ячейки, образованной пересечением столбца А и строки 7, - А7;
адрес диапазона, образованного частью строки 3, - E3:G3;
адрес диапазона, образованного частью столбца D, - D4:D8;
адрес диапазона, имеющего вид прямоугольника с начальной ячейкой F5 и конечной ячейкой G8, - F5:G8.

Ячейка - элементарный объект электронной таблицы, расположенный на пересечении столбца и строки.

Строка - все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне таблицы.

Столбец - все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы.

Диапазон ячеек - группа смежных ячеек, которая может состоять из строки, ее части или нескольких строк, столбца, его части или нескольких столбцов, а также из совокупности ячеек, охватывающих прямоугольную область таблицы; диапазоном можно также считать одну ячейку.

Таблица, создаваемая пользователем, представляет собой объект, характеризующийся определенным количеством строк и столбцов. Этому объекту присваивается имя, которое указывается в заголовке окна табличного документа. Над этим объектом можно производить действия, предусмотренные в табличном процессоре.

Параметры объектов таблицы представлены в табл. 4.1.

Таблица 4.1. Параметры объектов таблицы

Объекты диаграммы

Диаграмма является объектом электронной таблицы и предназначена для представления данных в графической форме. Данные, находящиеся в одном столбце или в одной строке, называют рядом. Перед построением диаграммы сначала необходимо указать ряды, а затем перейти к выбору типа диаграммы. Для характеристики диаграммы служат следующие параметры: имя, тип, область, размещение.

♦ Имя . Диаграмме дается имя, под которым она включается в состав электронной таблицы.

♦ Тип . Табличный процессор позволяет строить диаграммы различных типов. Основные типы диаграмм показаны на рис. 4.3. Рассмотрим подробнее некоторые из них.

График хорошо знаком вам по различным школьным задачам. На одном чертеже можно разместить несколько графиков, каждый из которых будет соответствовать своему ряду данных.

Рис. 4.3. Типы диаграмм

Гистограмма , или столбчатая диаграмма, в отличие от круговых, может быть построена для нескольких рядов данных. Высота каждого столбика определяется значением в соответствующей ячейке. Примером гистограммы может служить диаграмма распределения роста учеников каждого класса. Здесь каждый ряд представляет собой набор значений роста учеников каждого класса. Очевидно, что в электронной таблице каждый ряд занимает одну строку или один столбец.

Поверхностная диаграмма строится только для нескольких рядов и представляет собой группу многослойных разноцветных поверхностей. Каждый слой соответствует одному ряду данных.

Круговая диаграмма (плоская или объемная) используется для графического отображения одного ряда значений. Таким рядом может быть, например, набор значений роста или веса учащихся. Каждый сектор такой диаграммы отражает относительную (выраженную в процентах) долю каждого значения из ряда от общей суммы всех значений.

Смешанная диаграмма используется для отображения нескольких рядов данных с использованием разных типов диаграмм.

♦ Область. Ограничивает поле чертежа построения диаграммы.

♦ Размещение. Диаграмма может размещаться либо на том же листе, что и таблица, либо на отдельном листе. Диаграмма состоит из следующих объектов (рис. 4.4): ряд, ось, заголовок, легенда, область построения.

♦ Ряд . Диаграмма может быть построена как по одному ряду, так и по нескольким рядам. Для выделенного диапазона ячеек построение диаграммы ведется по нескольким рядам данных. В этом случае в качестве каждого ряда принимается соответствующая строка или столбец выделенного диапазона. Ряд может содержать подписи отображаемых значений.

♦ Ось . Каждая из осей диаграммы характеризуется следующими параметрами: вид, шкала, шрифт, число. 9 Вид определяет отображение внешнего вида оси на экране.

♦ Шкала определяет минимальное и максимальное значения шкалы, цену основных и промежуточных делений, точку пересечения с другими осями.

♦ Число определяет формат шкалы в соответствии с типами данных, находящихся в диапазоне.

Рис. 4.4. Объекты диаграммы

♦ Заголовок . Заголовком служит текст, определяемый пользователем; как правило, заголовок размещается над диаграммой.

♦ Легенда . При выводе к диаграмме можно добавить легенду - список названий рядов (обозначений переменных).

♦ Область построения . Это область, ограниченная осями и предназначенная для размещения рядов данных. Для удобства анализа результатов на область построения может наноситься сетка.

Способы выделения объектов электронной таблицы

♦ Для выделения ячейки нужно щелкнуть на ней мышью или переместить на нее курсор с помощью клавиш управления курсором.

♦ Для выделения строки нужно щелкнуть на ее заголовке.

♦ Для выделения столбца нужно щелкнуть на его заголовке.

♦ Выделение диапазона ячеек может быть выполнено несколькими способами:
при помощи мыши - перемещая мышь при нажатой левой кнопке от начала к концу диапазона;
при помощи клавиш управления курсором - при нажатой клавише Shift;
вводом с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек диапазона, разделенных двоеточием.

♦ Для выделения диаграммы необходимо выбрать диаграмму двойным щелчком мыши, а затем щелкнуть на нужном объекте.

Типовые действия над объектами электронной таблицы

Все действия над объектами электронной таблицы, кроме форматирования, редактирования и вычислений, выполняются так же, как и описанные ранее действия над объектами текстового документа. Технологии работы с инструментами табличного процессора аналогичны технологии работы в среде текстового процессора. Особенности действий, связанных с форматированием объектов, мы рассмотрим в теме 4.3.

Данные электронной таблицы

Общие сведения

В табличных процессорах предусмотрены различные форматы представления данных. Форматы определяют типы данных электронной таблицы: символьные (текстовые), числовые, логические, даты и т. д.

Так, например, для переноса разных продуктов человек использует разные емкости, контейнеры и т. п. Для того чтобы принести домой разливное молоко, вы используете бидон или банку, а не сумку или сетку. Если же вы отправились за картошкой, то вам понадобится как раз сетка или мешок, в то время как бидон и банка окажутся бесполезными. Яйца можно принести и в сетке, и в бидоне, но для повышения сохранности лучше воспользоваться специальным контейнером.

От того, какой формат выбран для той или иной ячейки, будет зависеть, какие действия табличный процессор сможет выполнять над ее содержимым.

Представьте себе, что в ячейку записаны цифры 120399. Как они будут восприняты табличным процессором? Какие действия будут над ними произведены? Если установлен текстовый формат, цифры будут восприняты как последовательность символов 1, 2, 0, 3, 9, 9. Если установлен числовой формат, они могут быть восприняты электронной таблицей как число. Если же ячейке назначен формат даты, они будут восприняты как 12 марта 1999 года.

Текстовый тип данных

Текстовые данные представляют собой некоторый набор символов. Если первый из них является буквой, кавычкой, апострофом или пробелом или если цифры в нем чередуются с буквами, то такая запись воспринимается как текст.

Действия над символьными данными производятся аналогично действиям над объектами в текстовом процессоре.

Примеры текстовых (символьных) данных:

Числовой тип данных

Числовые данные представляют собой последовательность цифр, которые могут быть разделены десятичной запятой и начинаться с цифры, знака числа (+ или -) или десятичной запятой. Над числовыми данными в электронной таблице могут производиться различные математические операции.

Примеры числовых данных:

232,5	,546
-13,7	+100

Запомните! Если в ячейке таблицы хранится последовательность цифр, начинающаяся с кавычки, то даже если такой набор цифр выглядит на экране как число, это - текст, и его нельзя использовать в вычислениях. Любые текстовые данные всегда воспринимаются как ноль.  

Укажем косвенный признак, по которому можно отличить текстовые и числовые данные. Если значение в ячейке после ввода распознано табличным процессором как текст, то по окончании ввода (после нажатия на клавишу Enter) они автоматически выравниваются по левой границе ячейки. Данные, распознанные как числовые, после ввода выравниваются по правой границе ячейки (рис. 4.5). Однако этот признак не является показательным, если выравнивание в ячейках было задано вручную.

Логический тип данных

Логические данные используются в логических формулах и функциях. Данные этого типа отображаются в ячейке следующим образом: если вводится любое отличное от нуля число (целое или дробное), то после нажатия на клавишу Enter в ячейке будет выведено значение Истина. Ноль отображается в соответствующей ячейке как Ложь.

Это представление данных связано с понятием логической переменной, которая используется в алгебре логики. Она служит для описания высказываний, которые могут принимать одно из двух возможных значений: «истина» (логическая единица) либо «ложь» (логический ноль).

Тип данных - даты

Этот тип данных используется при выполнении таких функций, как добавление к дате числа, вычисление разности двух дат или пересчет даты вперед или назад. Пересчет чисел в даты производится автоматически в зависимости от заданного формата. Табличный процессор позволяет представлять вводимые числа как даты несколькими способами.

Примеры представления дат в разных форматах:

Формулы

Понятие формулы

Назначение электронной таблицы в первую очередь состоит в автоматизации вычислений. Для этого в ячейки таблицы вводятся формулы.

Ввод любой формулы начинается со знака равенства. Если его пропустить, то вводимая формула будет воспринята как текст.

В формулы можно включать числовые данные, знаки операций, различные функции, а также адреса объектов таблицы. Формулу, в которой содержатся адреса ячеек, можно сравнить с записью уравнения в математике, где вместо адресов ячеек используются переменные.

Адреса, которые используются в формулах, получили название ссылок. Ссылки позволяют связывать между собой любые ячейки электронной таблицы и производить необходимую обработку табличных данных.

Формулы представляют собой соединенные знаками арифметических и логических операций операнды. Операндом может быть конкретное значение, ссылка или функция.

Различают арифметические (алгебраические) и логические формулы.

Арифметические формулы. Арифметические формулы аналогичны математическим соотношениям. В них используются арифметические операции (сложение « + », вычитание «-», умножение «*», деление «/», возведение в степень «˄»). При вычислении по формулам соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций: сначала выполняется возведение в степень, затем - умножение и деление, после этого - сложение и вычитание. Операции одного уровня, такие как умножение и деление, выполняются слева направо.

Для изменения порядка выполнения арифметических операций используют круглые скобки. Действия над операндами, заключенными в круглые скобки, выполняются в первую очередь.

Результатом вычислений по арифметической формуле является число. При каждом изменении входящих в формулу операндов результат пересчитывается заново и отображается в соответствующей ячейке.

Пример вычисления по арифметическим формулам:

Пусть в ячейке СЗ введена формула =А1+7*В2, а в ячейках А1 и В2 находятся числовые данные 3 и 5 (рис. 4.6, а). Тогда при вычислении по заданной формуле сначала будет выполнена операция умножения числа 7 на содержимое ячейки В2 (5) и к этому числу будет прибавлено содержимое ячейки А1 (3). Полученный результат, равный 38, будет отображен в ячейке СЗ, в которой находится формула (рис. 4.6, б).
В данной формуле А1 и В2 представляют собой ссылки на ячейки. Смысл использования ссылок состоит в том, чтобы при изменении значений операндов автоматически изменялся результат вычислений, выводимый в ячейке СЗ. Например, пусть значение в ячейке А1 стало равным 1, а значение в ячейке В2 - 10. Тогда в ячейке СЗ появляется новое значение - 71 (рис. 4.6, в).

Рис. 4.6. К примеру вычислений по арифметическим формулам

Логические формулы. Логическая формула содержит условие и определяет, истинно оно или ложно. Истинному выражению присваивается значение «истина» (1), а ложному - «ложь» (0).

Однотипные формулы

При работе с электронной таблицей часто возникает необходимость в заполнении некоторого диапазона ячеек формулами, имеющими одинаковую структуру, но разные значения переменных. Это означает, что они различаются ссылками. Подобные формулы получили название однотипных.

Однотипные (подобные) формулы - это формулы, которые имеют одинаковую структуру (строение) и различаются только конкретными ссылками.

Для упрощения и ускорения ввода однотипных формул используется следующий прием. Формулу вводят только в одну (начальную) ячейку, после чего ее копируют в другие ячейки.

Пример однотипных формул:

Относительная, абсолютная и смешанная адресация

В однотипных формулах могут быть использованы самые разные ссылки. Возможны однотипные формулы, в которых часть ссылок при переходе от одной формулы к другой изменяются закономерным образом, а другие входящие в формулу ссылки остаются неизменными для всех формул.

При копировании формулы в другое место таблицы прежде всего необходимо определить способ автоматического изменения входящих в нее ссылок. Для этого используются относительные, абсолютные и смешанные ссылки.

♦ Смешанная ссылка используется, когда при копировании формулы меняется только какая-то одна часть ссылки - либо буква столбца, либо номер строки. При этом символ $ ставится перед той частью ссылки, которая должна остаться неизменной.

Правило изменения относительных ссылок при копировании формул

Для правильного заполнения ячеек при копировании формул важно понимать правило относительной ориентации. Это правило объясняет, как изменяются входящие в скопированные формулы относительные или смешанные ссылки.

Правило относительной ориентации:
Относительные ссылки в формуле определяют взаимное расположение ячеек с исходными данными и ячейки, в которой хранится результат вычисления.

Поясним смысл этого правила. На рис. 4.7 показан пример записи в ячейку С2 формулы, содержащей относительные ссылки на данные, хранящиеся в ячейках А1 и В4. Эти относительные ссылки указывают на взаимное расположение в таблице ячеек с исходными данными - операндов А1 и В4 - и результата вычисления по формуле, записанной в С2. 

Правило относительной ориентации выполняется табличным процессором следующим образом:

♦ ссылка А1 указывает, что значение первого операнда берется из ячейки, расположенной на одну строку выше и на два столбца левее той, в которую будет помещена формула (здесь - С2);
♦ ссылка В4 указывает, что значение второго операнда берется из ячейки, смещенной на две строки вниз и на один столбец влево относительно места записи формулы (здесь - С2).

Правила копирования формул

1. Ввести формулу, указав в ней относительные и абсолютные ссылки. Такая формула представляет собой образец (шаблон), указывающий положение ячеек, в которых хранятся операнды, относительно положения ячейки с формулой.

2. После ввода исходной формулы необходимо скопировать ее в нужные ячейки. При копировании формул действует правило относительной ориентации ячеек, благодаря которому обеспечивается автоматическая настройка относительных ссылок во всех копиях формулы. Для запрета автоматического изменения ссылок при копировании следует использовать абсолютные ссылки в исходной формуле.

Порядок копирования формулы из ячейки в диапазон:

♦ выделите ячейку с исходной формулой;
♦ скопируйте формулу в буфер обмена;
♦ выделите диапазон ячеек, в который должна быть скопирована исходная формула;
♦ вставьте формулу из буфера, заполнив ею все ячейки выделенного диапазона.

Порядок копирования формул из одного диапазона в другой:

♦ выделите диапазон с формулами, которые должны быть скопированы;
♦ скопируйте формулы из выделенного диапазона в буфер обмена;
♦ установите курсор на первую ячейку диапазона, в который требуется скопировать формулы;
♦ вставьте формулы из буфера.

Пример копирования формул с использованием ссылок различных типов приведен на рис. 4.8:

Рис. 4.8. Пример копирования формул с относительными (а), абсолютными (б) и смешанными ссылками(в)

Контрольные вопросы и задания

1. Перечислите объекты электронной таблицы.

2. Как задается адрес диапазона ячеек?

3. Перечислите параметры ячейки.

4. Из каких элементарных объектов состоит любая диаграмма?

5. Назовите основные типы диаграмм в табличном процессоре.

6. Назовите параметры, характеризующие любую диаграмму.

7. Назовите типы данных, используемых в табличном процессоре, и их особенности. Приведите примеры.

9. Что такое относительная адресация в формулах? Приведите примеры.

10. Что такое абсолютная адресация в формулах и как она обозначается? Приведите примеры.

11. Поясните на примере правило относительной ориентации.

12. Объясните на примерах правило автоматического изменения относительных ссылок при копировании.

13. Расскажите правила копирования формул.

14. Объясните на примерах результат копирования формулы, которая содержит:

1.5 Обзор наиболее популярных табличных процессоров

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам. Единственное превосходство Lotus 1-2-3 – это скорость работы, но опять же, превышение небольшое.

1.5.1 Quattro Pro

Среди имеющихся на рынке электронных таблиц для DOS программа Quattro Pro лучшая. Пакет Quattro Pro рассчитан практически на любую вычислительную систему – от машин с процессором 8088 и емкостью памяти 512 Кбайт до IBM PC 486 с большой оперативной памятью.

В новой версии в верхней части экрана находится программируемое “быстрое меню”, один из пунктов которого позволяет переключаться между графическим и текстовым режимами.

Табличный процессор Quattro Pro обладает рядом достоинств:

Удобный пользовательский интерфейс, дающий возможность предоставления данных в самой нестандартной форме;

Многооконный режим работы;

Доступ к любым неограниченным по размерам внешним базам данных созданных на основе наиболее популярных СУБД;

Хорошее качество печати входных документов;

Легкость создания программы обработки информации в таблицах, удобные средства отладки и редактирования созданных программ и т.д.

Одной из отличительных особенностей процессора Quattro Pro являются аналитические графики, которые позволяют применять к исходным данным агрегирование, вычислять скользящее среднее и проводить регрессионный анализ; результаты перечисленных действий отражаются на графиках. Набор встроенных функций в пакете Quattro Pro включает в себя все стандартные функции. Новыми для данной версии является поддержка дополнительных библиотек @-функций, разработанных независимыми поставщиками. Данный пакет включает программы линейного и нелинейного программирования. Оптимизационную модель можно записать на рабочий лист и работать с нею. Кроме обычных команд работы с базами данных, Quattro Pro умеет читать внешние Базы в форматах Paradox, dBase и Reflex, и искать в них нужную информацию.

1.5.2 SuperCalc

SuperCalc – это один из пакетов прикладных программ. Основное применение SuperCalc – выполнение расчетов. Однако в силу своей гибкости он позволяет решать большинство финансовых и административных задач:

Прогнозирование продаж, роста доходов;

Анализ процентных ставок и налогов;

Учет денежных чеков;

Подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц;

Бюджетные и статистические расчеты;

Объединение таблиц;

Сметные калькуляции.

SuperCalc выполняет арифметические, статистические, логические, специальные функции. Он имеет дополнительные возможности: поиск и сортировка в таблицах. SuperCalc имеет довольно большие графические возможности, позволяя строить на экране семь видов диаграмм и графиков, облегчая тем самым труд пользователя.

Таблицы SuperCalc могут иметь до 9999 строк и до 127 столбцов. Строки идентифицируются числами от 1 до 9999, а столбцы буквами от A до DW.

По умолчанию в памяти ЭВМ резервируется место для 2000 строк и 127 столбцов.

Ширина каждого столбца по умолчанию устанавливается равной 9 печатным позициям, но можно установить любую ширину столбца, внеся специальную команду. На экране существует активная клетка, которая всегда подсвечивается.

Такая подсветка называется табличным курсором, который можно перемещать с помощью клавиатуры.

На экране дисплея в каждый момент можно наблюдать только 20 строк таблицы и 8 столбцов стандартной ширины.

Под двадцатой строкой размещаются так называемые служебные строки:

1 – строка состояния (STATUS LINE), где автоматически отображаются содержимое, координаты активной клетки и др.

2 – строка подсказки (PROMPT LINE), Где высвечивается информация об ошибках

3 – строка ввода (ENTRY LINE), где высвечиваются символы, набираемые на клавиатуре.

4 – строка помощи (HELP LINE). Она показывает назначение отдельных клавиш на клавиатуре ЭВМ.

При работе в SuperCalc выделяют три основных режима работы:

Режим электронной таблицы. Здесь активен только табличный курсор. Редактирующий курсор неподвижен и находится в исходной позиции строки ввода.

Режим ввода. Он устанавливается автоматически, с началом работы на клавиатуре.

Командный режим устанавливается несколькими способами. Наиболее распространенный способ – перед набором команды нажимается команда с символом “\”.

1.5.3 OpenOffice Calc

Электронные таблицы OpenOffice Calc обладают на данный момент наибольшими возможностями среди всех свободно распространяемых программ подобного класса. Эта программа является частью проекта OpenOffice, целью которого является предоставить пользователю аналог коммерческого продукта Microsoft Office, и практически неотличима от MS Excel по функциональности. Подробная встроенная документация и удобная система справки позволяют пользователю быстро освоить все особенности работы с данным программным продуктом.

Запуск OpenOffice Calc осуществляется командой soffice. После старта программы в меню Файл следует выбрать пункт Открыть, если вы собираетесь редактировать уже существующий файл, или в пункте Создать выбрать опцию Документ электронной таблицы. Рабочая книга по умолчанию содержит 3 листа, но если количество листов в книге или их название вас не устраивает, то вы можете легко добавить, удалить или переименовать их. Двойной щелчок в области заголовков листов книги приводит к появлению меню, позволяющему выполнить указанные операции.

Контекстные меню программы, которые появляются при нажатии правой кнопки мыши, связаны с определенными объектами программы, такими как ячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т. д. Процесс ввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calc практически идентичен процессу работы с уже рассмотренными электронными таблицами.

OpenOffice Calc может размешать в ячейках своих таблиц числа (используя запятую для отделения дробной части), формулы и текст. К каждой ячейке может быть добавлен комментарий (меню Вставка, пункт Примечания), который автоматически отображается при подведении курсора к ячейке (если в меню Справка включена опция Подсказка). О наличии комментария свидетельствует небольшой красный квадратик в верхнем правом углу ячейки. В контекстном меню можно отметить пункт Показать примечания для постоянного их отображения. Щелчок в поле комментария позволяет приступить к его редактированию.

Форматирование данных и ячеек

При создании практически любого документа в той или иной форме используется форматирование. Электронные таблицы не являются исключениями и любая программа для их создания поддерживает возможности форматирования. Особенностью этой программы является как возможность использования изначально заданных форматов, так и создания своих собственных стилей ячеек.

Для того чтобы приступить к форматированию ячейки или ячеек их следует выделить, затем с помощью пункта Ячейка... из меню Формат или пункта Формат ячеек контекстного меню открыть окно Атрибуты ячейки, которое содержит вкладки, позволяющие задать параметры форматирования. На вкладке Числа можно выбрать формат числа. С помощью вкладки Шрифт можно установить тип, размер и цвет шрифта.

Рассмотрим несколько поподробнее вкладку Выравнивание. Она предназначена для управления выравниванием содержимого ячейки. Кроме того, здесь устанавливается расстояние от линий сетки и направление письма. Переключатели По горизонтали и По вертикали позволяют задать выравнивание содержимого ячейки в горизонтальном и вертикальном направлении.

Если переключатель По горизонтали установлен в режим Стандарт, то используются стандартные правила выравнивания: числа выравниваются по правому краю, а текст – по левому.

Круглая кнопка позволяет при помощи мыши плавно изменять угол наклона письма. Вертикальная кнопка устанавливает отображение содержимого ячейки по вертикали, как бы в столбик.

Если указана опция Разрыв строки, то будет разрешен автоматический разрыв строки на краю ячейки. Отметим, что нажатие комбинации клавиш Ctrl+Enter в любом месте текста также приведет к разрыву строки.

При работе с ячейками электронной таблицы, также как и с текстовыми документами, можно использовать как жесткое, так и мягкое форматирование: либо непосредственно в ячейке задать определенный размер шрифта, либо создать стиль с необходимым размером шрифта и применить его к ячейке. Для документов, с которыми приходится работать часто, и которые при этом должны выглядеть одинаково, рекомендуется применять мягкое форматирование, т. е. воспользоваться стилем, а при работе с документами, которые необходимо только быстро напечатать, допустимо применение жесткого форматирования. Стили ячеек обеспечивают особое удобство и позволяют получать некоторые интересные эффекты.

OpenOffice Calc позволяет применять стили ячеек как в ручном режиме, так и автоматически – в зависимости от определенных условий. Если вы хотите особым образом выделить некоторые данные в таблице, например, все значения выше среднего выделить зеленым цветом, а значения ниже среднего – красным, то желаемого результата довольно просто достичь при помощи условного форматирования. Есть две возможности связать автоматическое присвоение формата ячейки с некоторыми условиями.

Первая из них – присвоение формата формулой. Функция СТИЛЬ может быть добавлена к существующей формуле в ячейке. Таким образом, вместе с функцией ТЕКУЩ вы можете задать, например, цвет ячейки в зависимости от значения. Использование формулы =...+СТИЛЬ(ЕСЛИ(ТЕКУЩ() >3; «красный»; «зеленый»)) вызывает окрашивание ячейки в красный цвет, если значение больше 3, и назначает стиль с именем «зеленый» в ином случае (разумеется, если указанные стили определены).

Другая возможность – использование условного формата. При помощи пункта Условное форматирование из меню Формат в диалоге допускается задание до трех условий, которые должны быть выполнены, чтобы ячейка или группа выделенных ячеек получила определенный формат. При изменении данных стили форматирования будут изменяться автоматически.

При задании формул наряду с основными арифметическими операциями, OpenOffice Calc предоставляет множество специальных функций, которые можно ввести в интерактивном режиме при помощи Автопилота функций. OpenOffice Calc поддерживает, в частности, многие статистические методы: от регрессионных расчетов до доверительных интервалов. Особенно интересна возможность изменять отдельные параметры в вычислениях, зависящих от многих факторов, и прослеживать, как это влияет на результат. Это так называемые расчеты «что было бы, если». Например, при расчете кредита путем простого изменения периода, процентной ставки или сумм выплаты можно сразу же увидеть, как изменяются остальные факторы.

Как и все другие средства работы с электронными таблицами, OpenOffice Calc позволяет использовать относительные и абсолютные ссылки. Перед каждым значением, которое должно использоваться как абсолютное, ставится знак доллара $. Для превращения текущей ссылки, в которой находится курсор в строке ввода, из относительной в абсолютную и наоборот, следует использовать комбинацию клавиш Shift+F4.

Практически все функции (за исключением математических и некоторых статистических) в программе OpenOffice Calc локализованы, т. е. используют русскоязычные имена. К таковым относятся и все функции из раздела Дата&Время (однако функция ПАСХАЛЬНОЕВОСКРЕСЕНЬЕ() определяет дату католической, а не православной Пасхи).

Для ввода функций в ячейку можно воспользоваться мастером функций. Выберите ячейку, в которую надо ввести функцию, и нажмите кнопку , которая находится на панели инструментов, или выберите команду Функция... из меню Вставка. Перед вами появится окно Автопилот функций, в котором надо выделить функцию и нажать кнопку Далее>> или OK, после чего появится окно ввода аргументов выбранной функции. Функцию можно вводить не только с помощью мастера функций, но и вручную, если вы помните, как она называется и сколько у нее параметров.

Для задания суммы чисел, находящихся в столбце или строке следует использовать кнопку . В ячейке появится формула вида =СУММ(...). Программа пытается догадаться, каков интервал суммирования. Если вас не устраивает предложенный диапазон, то выделите левой кнопкой мыши требуемую область ячеек так, чтобы вокруг нее появилась красная рамка. То же самое можно сделать и вручную, указав диапазон ячеек в строке формул. Отметим, что пустые ячейки при суммировании трактуются как содержащие нулевые значения.

Познакомимся поподробнее с функцией ДАТА, обеспечивающей ввод дат в электронную таблицу. OpenOffice Calc хранит такие данные в виде чисел, но отображает в ячейке в формате даты, выравнивая их (аналогично числам) по правому краю. Конечно, можно отформатировать ячейку, содержащую дату, и в числовом формате. Синтаксис функции – ДАТА(Год; Месяц; День). Год – целое число от 1600 до 3000, при вводе от 0 до 29 добавляется 2000, а при вводе числа от 30 до 99 – 1900. Месяц – число от 1 до 12, задающее номер месяца. День – число от 1 до 31, которое устанавливает день месяца. Когда значения месяца и дня больше допустимых, они пересчитываются на следующую позицию (год, месяц) с переполнением. Формула =ДАТА(00;12;31) дает 31.12.2000, а при вводе =ДАТА(00;13;31) получится дата 31.01.2001.

В программе OpenOffice Calc можно просто ввести даты в формате «месяц.число.год» (без указания кавычек, иначе ввод будет интерпретирован как текст), например, «5.17.2» для 17 мая 2002 года. В этом случае любой ввод со значениями, выходящими за границы допустимых, трактуется не как дата, а как текст. Функция ТДАТА() возвращает дату и время в соответствии с системным временем компьютера, которые обновляются при каждом пересчете документа.

Для того чтобы задать имя области (ячейки), необходимо эту область сначала выделить и с помощью пункта Имена – Задать меню Вставка (или при помощи комбинации клавиш Ctrl+F3) вызвать диалоговое окно Присвоить имя. Имя должно начинаться с буквы, отличаться от стандартных имен ячеек и не может содержать пробелов. После ввода имени следует нажать кнопку Добавить. В этом же диалоге можно задать имена других областей, введя сначала имя, а затем выделив ячейки листа, которые должны получить это имя. В нем можно присвоить имена даже часто используемым формулам или элементам формул.

Мощным инструментом при работе с электронными таблицами является подбор параметра. С помощью этого инструмента можно узнать значение, которое при подстановке в формулу дает желаемый результат. Для того чтобы воспользоваться подбором параметра нужно иметь формулу с несколькими постоянными значениями и одним переменным.

Диаграммы

Все рассмотренные нами программы подготовки электронных таблиц в той или иной степени могут отображать результаты расчетов в виде диаграмм. Однако ни одна из них не может на данный момент сравниться с программой OpenOffice Calc, предлагающей богатый выбор различных типов диаграмм, из которых можно выбрать наиболее подходящие для демонстрации структуры ваших данных.

Для представления данных в виде диаграммы их следует предварительно выделить (вместе с заголовками, если таковые имеются), после чего из меню Вставка выбрать пункт Диаграмма. В открывшимся окне Автоформат диаграммы нужно выполнить ряд действий, позволяющий выбрать тип диаграммы, указать расположение рядов данных, задать заголовок диаграммы, наименование осей и т. д. Если требуется вставить диаграмму в документ, состоящий из нескольких таблиц, то можно установить, в какую таблицу должна быть вставлена диаграмма. После заполнения нужных полей нажмите на клавишу Готово и диаграмма будет размещена на листе.

Заметим, что при составлении диаграмм допускается многократное выделение, т. е. выделенные данные не обязаны располагаться в таблице в виде непрерывной области. Многократное выделение осуществляется при нажатой клавише Ctrl. Если вы используете многократное выделение, то убедитесь, что этот набор разрозненных ячеек целесообразно использовать для составления диаграммы.

OpenOffice Calc позволяет изменять отдельные элементы диаграммы. Выделение диаграммы или ее части осуществляется щелчком мыши, при этом появляются восемь зеленых квадратиков, расположенных по периметру.

Курсор, попадая в выделенную таким образом область, приобретает вид крестика. Нажатие на левую кнопку мыши позволяет перемещать выделенный объект. Для удаления выделенного объекта выберите из контекстного меню пункт Вырезать.

Щелчок правой кнопкой мыши приводит к появлению меню форматирования диаграммы, пункты которого позволят откорректировать вид практически любой части диаграммы: установить границы диапазонов на осях диаграммы и масштаб, изменить прозрачность области диаграммы, задать какой–либо фон, управлять отображением сетки и многое другое.

Если вы поместили диаграмму на задний план электронной таблицы, то выделить ее просто щелчком мыши уже не удастся.

Откройте панель Функции рисования и выберите инструмент Выделение. Теперь щелчком выделите диаграмму.

При создании линейчатых диаграмм (графиков) допускается использование различных символов, которые могут быть выбраны из файлов с рисунками или из так называемой Галереи. В ней содержится большое количество рисунков для оформления границ ячеек, фоновых изображений, маркеров и «трехмерных» объектов.

Тип диаграммы можно изменить в любой момент. В диалоге, который появится благодаря выделению диаграммы и вызову команды Формат – Тип диаграммы, представлены различные типы диаграмм.

Просмотрите в этом диалоге все типы диаграмм: двумерные (2–М) и трехмерные (3–М). В 3–М–диаграммах можно настроить направление освещения, окружающий свет и цветовой фильтр. Такие диаграммы можно вращать и наклонять при помощи мыши.

Ниже приведены четыре диаграммы, соответствующие одному и тому же набору данных, полученному в результате последнего корректного многократного выделением из рассмотренного выше примера.

Одна из них – цилиндрическая с глубиной, являющаяся разновидностью 3–М гистограммы. Для лучшего обзора она была немного повернута. Другая является обычной круговой 3–М диаграммой. Оставшиеся две относятся к виду 2–М диаграмм: линия с символами, полученными из Галереи, и гистограмма, использующая различные заливки и фон.

2. Microsoft Excel 2007

Прикладная программа Microsoft Excel 2007, которая является одним из компонентов Microsoft Office 2007, предназначена для работы с электронными таблицами данных. Excel часто называют табличным процессором.

Microsoft Office Excel – основной, в настоящее время, редактор, с помощью которого можно создавать и форматировать таблицы, анализировать данные. Версия Microsoft Office Excel 2007, помимо новых возможностей, отличается еще и новым интерфейсом, а, следовательно, и новыми методами и приемами работы.

2.1 Новый интерфейс

Итак, Excel является приложением, которое имеет различные инструменты (меню и панели инструментов) для создания и обработки электронных таблиц. При запуске Excel на экране отображается окно приложения, в котором открывается новая чистая рабочая книга: Книга1, можно создавать книги и на основе шаблонов, встроенных в редактор.

Рабочая книга Excel состоит из рабочих листов, каждый из которых является электронной таблицей. По умолчанию открывается три рабочих листа, переход к которым можно осуществить, щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги. При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы или удалить их из книги.

В предыдущих выпусках приложений Microsoft Office для выполнения своей работы пользователи использовали систему меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Эта система работала хорошо, когда в приложениях было ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного больше функций, система меню и панелей инструментов работает не так хорошо. Слишком много программных возможностей многим пользователям трудно найти.

При планировании выпуска системы 2007 Microsoft Office разработчиками была поставлена задача сделать основные приложения Microsoft Office удобнее в работе. В результате был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для пользователей работу с приложениями Microsoft Office и дает им возможность более быстро получить лучшие результаты.

Целью переработки дизайна пользовательского интерфейса Office Fluent было упрощение для пользователей процедур поиска и использования всего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить загромождение рабочей области и, следовательно, отвлечение внимания пользователей для того, чтобы они могли больше времени и энергии тратить на свою работу

Книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.

Если развернуть окно рабочей книги, то окно приложения с книгой будет иметь следующий вид (рис.2.1).

Рис. 2.1 Развернутое окно рабочей книги

Окно приложения Microsoft Excel 2007 состоит из основных областей:

1. Кнопки Office(см. Приложение А)

2. Панели быстрого запуска

3. Ленты (см. Приложение Б)

4. Строки формул

5. Рабочей книги с вложенными рабочими листами (электронными таблицами)

6. Строки состояния

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2007 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов. (рис. 2.2).

Рис.2.2 Лента

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Excel нельзя.

Удалить ленту также нельзя. Однако чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть- см. 2.3).

Рис.2.3 Панель быстрого доступа

Скрытие ленты и вкладок при уменьшении ширины окна.

2.2 Вкладки

По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.

Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров страниц документов. Вкладка Вставка предназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее.

Кроме того, можно отобразить еще одну вкладку: Разработчик (см.рис.2.4).

Рис.2.4 Установка Вкладки «разработчик»

На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML(см. рис.2.5).

Рис.2.5 Вид вкладки «Разработчик»

Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим или при выделении объекта или установке на него курсора.

В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с диаграммами появляются три вкладки: Конструктор, Макет и Формат.

Для вставки диаграммы как показано на рисунке 2.6, сначала выделяется область данных, затем во Вкладке ВСТАВКА выбирается тип диаграммы, после этого активизируется Вкладка РАБОТА С ДИАГРАММАМИ.

Рис.2.6 Вкладка РАБОТА С ДИАГРАММАМИ.

Элементы управления на лентах вкладок объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования.

Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы.

2.3 Новые дополнительные возможности Excel 2007, 2010

При больших объёмах обработки информации свою работу с данными в Microsoft Office Excel 2007, 2010 можно улучшить:

используя дополнительное расширение - новые утилиты в виде панели Excel 2007 можно существенно повысить свою производительность за счёт увеличения скорости и автоматизации:

Поиска данных, поиска повторов данных, самых встречающихся элементов, поиска отрицательных, максимальных значений, констант, счёта выделенных ячеек, строк, столбцов, импорта данных из других баз (в т.ч. из баз данных Access, *.dbf), экспорта данных в текстовые файлы, в т.ч. примечаний, извлечения чисел из текста, разбор текста из выбранных ячеек по колонкам;

Проверки и поиска ошибок по цепочке связанных формулами ячеек с указанием ячейки - первоисточника ошибки и всех ячеек получателей ошибки (поиск ошибки, а не просто просмотр связанных ячеек);

Преобразования формул в значения, чисел в текст, перевода ячеек в целом и слов в ячейках по отдельности, в т.ч. имён, реверс текстовых данных, контроль ячеек с текстом на предмет кодировки символов (рус.англ.), транслитерация;

Поиска ячеек с формулами, ячеек с формулами содержащими ссылки на другие источники: листы, а также на другие файлы, ячеек с пропущенными формулами независимо от цвета шрифта и цвета заливки фона;

Повышения скорости оформления табличных данных и заголовков таблиц;

Удаления двойных пробелов, удаления лишних строк, ячеек (раздельно) не содержащих данные, переноса строк, колонок одним движением, оценкой объёмов печати, управления печатью чётных, нечётных страниц, управления колонтитулами для печати, изменения регистра символов в выбранных ячейках, переноса слов в ячейках;

Автоматического составления на отдельном листе содержания файла по названиям листов с переходом по ссылкам на эти листы, сортировки листов книги;

Забыв пароль - работа с паролями листов, книг, файлов Excel (числовыми);

Непосредственная работа из Excel с Internet;

Применения новинки - синхронизации выделенного диапазона ячеек во всех листах книги;

Применения работы с цветом, звуком, скрытыми именами диапазонов ячеек;

Переписи на рабочий лист наименований файлов выбранных папок на дисках и т.д. и т.п.

Файлы и шаблоны предыдущих версий Excel могли содержать пользовательские панели инструментов.

Все новые дополнительные пункты меню расположены в линейке меню в последовательности выполняемых действий. Называется новый дополнительный пункт главного меню "Надстройки"(см.рис.2.7).

При этом появляется дополнительный пункт (один) в главном меню и серия новых дополнительных пунктов в подменю (более 80 шт) открывающих дополнительные возможности.

Рис.2.7 Надстройки

Малоиспользуемые новые дополнительные пункты меню Excel 2007 можно убрать (с возможностью последующего восстановления) вручную (или все сразу одной кнопкой), выбрав тем самым наиболее подходящий вариант для удобной повседневной работы.

Новые дополнительные возможности представлены также и новыми функциями Excel 2007 Microsoft office:

Файловые функции, дисковые функции

Функции адресов электронной почты и гиперссылок

Функции чисел: миллионы, тысячи, случайные числа в указанном диапазоне, извлечения чисел из текстовых ячеек или извлечения только текста

Функции адресов и перечня адресов ячеек, диапазонов по условию

Функции формул

Функции шрифтов, размера строки, колонки, цвета

Функции поиска крайних значений, уникальных значений, примечаний

Функции определения типа объекта

Функции реверса, транслитерации текста, проверки кодировки русских символов.

Модифицированная формула поиска в таблице данных (ищет значение во всей таблице, а не только в первой колонке, находит указанное, а не обязательно первое вхождение данных в таблице, возвращает значение ячейки по найденной строке по указанному номеру столбца для вывода данных) функции сортировки и конкатенации значений указанных ячеек

функции звукового и цветового контроля за правильностью заполнения ячеек данными по установленному условию. Всего более 70 новых дополнительные функций Excel.

Все новые дополнительные возможности офисной программы доступны без всякой инсталляции, справочная информация прямо в файле, при желании справка может быть удалена в целях сокращения размера файла.

3. Использование возможностей Excel 2007 3.1 Анализ данных

Мощная программа Excel 2007 дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных решений. Office Excel 2007 содержит новый, ориентированный на результаты интерфейс, представления сводной таблицы, которые можно легко создавать и использовать, улучшенное средство составления формул, мощные возможности визуализации данных и значительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц. Службы Excel Services и сервер Microsoft Office SharePoint Server 2007 обеспечивают совместное использование и управление электронными таблицами, содержащими важную деловую информацию.

Ниже приведен пример анализа учета рабочего времени сотрудников офиса. В лист1 записаны коды и фамилии сотрудников, в лист2 расписаны рабочие время и занесены формулы подсчета количеств отработанных часов (Рис.3.1-3.2).

Рис.3.1 Лист1. Таблица подстановки

Рис.3.2 Лист 2. Анализ данных

В Office Excel 2007 стало проще выполнять анализ данных благодаря усовершенствованному созданию сводных таблиц, условному форматированию и полной поддержке служб аналитики SQL Server 2005 Analysis Services. Новые средства анализа данных и визуализации помогают выполнять анализ данных, выявлять тенденции, а также облегчают доступ к данным компании.

В состав Office Excel 2007 входит полностью переработанное средство создания диаграмм, которое помогает представлять результаты анализа в виде выразительных диаграмм. Построение диаграмм и работа с ними выполняется единообразно во всех приложениях, поскольку средство построения диаграмм Office Excel 2007 совместимо с программами Microsoft Office Word 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007.

3.2 Выпадающий список на листе Excel

Рассмотрим задачу: Необходимо сделать так, чтобы в одной из ячеек листа был выпадающий список с наименованиями, при выборе из которого, товар отображался бы рядом в виде фотографии: позволяющий выбирать изображение (например, фотографию товара).

Действия для решения поставленной задачи:

Шаг 1. Создаем список и даем ему имя

1) Создаем на Листе 1 мы каталог с фотографиями товаров, состоящий из двух столбцов (Модель и Фото) и шапки (рис. 3.3):

Рис.3.3 Список товаров с фотографиями

2) Теперь надо дать имя нашему списку, чтобы ссылаться на него в будущем. Идем в меню Вставка - Имя - Присвоить (Insert - Name - Define)(рис.3.4), вводим имя (например Фотоальбом) и в качестве адреса указываем:

СМЕЩ (Лист1!$A$1;1;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A:$A)-1;1)

Рис.3.4 Присвоение имени списку

Эта формула определяет последнюю занятую ячейку в столбце А и выдает на выходе диапазон с А2 до этой найденной ячейки. Такая относительно сложная конструкция нужна, чтобы впоследствии дописывать новые модели к нашему списку и не думать об исправлении диапазона. Если дописывать точно ничего не придется, то можете вместо ввода этой страшноватой формулы просто указать =A2:A5

Шаг 2. Выпадающий список для выбора модели

1) Перейдем на Лист 2 и создадим там ячейку с выпадающим списком для выбора пользователем модели телефона (пусть это будет A1). Выделяем ячейку и идем в меню Данные - Проверка (Data - Validation), далее в поле Допустимые значения выбираем Список, а в качестве Источника указываем наш Фотоальбом:

Рис.3.5 Сопоставление из списка

Шаг 3. Копируем фотографию

Перенесем первую фотографию из фотоальбома к выпадающему списку. Выделите ячейку с первой фотографией и, удерживая Shift, откройте меню Правка (рис.3.6). Там должен появиться невидимый ранее пункт Копировать рисунок:

Рис.3.6 Копировать рисунок

Копируем, переходим на Лист 2 к выпадающему списку и в любую пустую ячейку недалеко от него вставляем (меню Правка - Вставить).

СМЕЩ(Лист1!$B$2;ПОИСКПОЗ(выбор;Фотоальбом;0)-1;0;1;1)

Осталось выделить скопированную фотографию на Листе 2 и вписать в строку формул = Фото

и нажать Enter. Получим результат выбора из списка (рис.3.8)

Рис. 3.8 Результат выбора из списка

Заключение

Электронные таблицы в настоящее время стали неотъемлемой частью программного обеспечения персональных компьютеров. Это объясняется большим набором функций для работы с данными, простотой освоения и работы, благодаря наличию разнообразных инструментальных средств – табличных процессоров. Большой выбор табличных процессоров позволяет пользователю выбрать наиболее подходящий к данной задаче.

Электронные таблицы позволяет автоматизировать процесс обработки информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когда пользователь все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для инженерно – технических работников все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции табличного процессора, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.

Этим же объясняется широкое применение их в различных областях деятельности человека. Они являются неотъемлемой частью информационных систем, которые облегчают доступ пользователя к информации по практически любой области науки, техники, культуры, здравоохранения, обучения, а в будущем – к знаниям, накопленным человечеством за время его существования. Кроме того, табличные процессоры, как составная часть автоматизированных информационных систем применяются на производстве: в них вводится информация о ходе выполнения производственных заказов, о наличии инструментов, сырья и т.д. В деловой сфере, где постоянно обновляются сведения о товарах и фирмах, биржевая и банковская информация без таблиц и средств работы с ними так же не обойтись.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.

Постоянное совершенствование имеющихся пакетов электронных таблиц, появление новых делают работу с данными все более и более простой, доступной для пользователя любой квалификации.

Новый Microsoft Office 2007 будет содержит множество новых функций, включая принципиально новый пользовательский интерфейс и новые форматы файлов на базе XML. Таблицы Office Excel 2007 могут содержать до миллиона строк и до 16 тысяч столбцов. тысяч столбцов.

Excel 2007 дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных решений. Office Excel 2007 содержит новый, ориентированный на результаты интерфейс, представления сводной таблицы, которые можно легко создавать и использовать, улучшенное средство составления формул, мощные возможности визуализации данных и значительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц.

В последнее время стало возможным в табличных процессорах создание гипертекстовых ссылок в таблице с целью перехода в другие файлы, находящиеся на компьютере пользователя, в локальной сети или в сети Internet. Данные и диаграммы можно сохранить как отдельную Web – страницу или добавлять к существующей странице.

Таким образом, в данной выпускной работе были определены основные понятия табличного процессора, был сделан обзор популярным табличным процессором, исследованы и анализированы новые возможности MS Excel 2007. Приведены некоторые примеры, демонстрирующие новые возможносьти Excel 2007.

Глоссарий

		Определение
1.	Табли́чный проце́ссор	категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами.
2.	Абсолютная ссылка	ссылка на ячейку, не изменяющаяся при копировании формулы, например $A$1.
3.	Адрес ячейки (ссылка)	состоит из номра строки и названия столбца, на пересечении которых находится ячейка.
4.	Автофильтр	возможность наложить на столбец до двух условий отбора.
5.	Активная ячейка	та, в которой находится курсор, и только в нее можно вводить данные.
6.	Диаграмма	графическое представление данных.
7.	Диапазон	прямоугольная область ячеек.
8.	Книга	файл, объект обработки Microsoft Excel с произвольным именем и расширением xls. файл, используемый для обработки и хранения данных в Excel. В каждом файле размещается от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Каждый лист состоит из 65 536 строк и 256 столбцов.
9.	Маркер данных	столбик, закрашенная область, точка, сегмент или другой геометрический объект диаграммы, обозначающий точку данных или значение ячейки.
10.	Информационная технология	это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.
11.	Информационный процесс	это процесс, в результате которого осуществляется прием, передача (обмен), преобразование и использование информации.
12.	Информация	сведения об окружающем мире, которые повышают уровень осведомленности человека.
13.	Буфер обмена	область памяти для временного хранения объектов при выполнении операций копирования или перемещения.
14.	Вкладка	элемент управления диалогового окна или окна приложения, представляющий отдельную страницу. Содержит другие элементы управления.
15.	Главное (стартовое) меню	один из основных системных элементов управления Рабочего стола операционных систем Windows, предназначенный для быстрого доступа к приложениям и служебным функциям операционной системы. Вызывается щелчком на кнопке Пуск.
16.	Ярлык	указатель на объект.
17.	Рабочий стол	графическая среда, на которой отображаются объекты и элементы управления Windows.
18.	Окно	это сложный графический объект, осуществляющий взаимодействие программы с пользователем и другими программами.
19.	Контекстное меню	меню, содержащее команды, применимые к выбранному объекту. Вызывается щелчком правой кнопкой мыши на любом объекте Windows.
20.	Стиль	характерный вид, разновидность чего-либо, выражающаяся в каких-нибудь особенных признаках, свойствах художественного оформления.

Список использованной литературы

1. Биллиг В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office ХР. Офисное программирование. –М.: Русская редакция, 2004. –693 с.

2. Гарнаев А. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. –СПб.: БХВ–Петербург, 2002. –420 с.

3. Ефимова О.В., Морозов В.В., Угринович Н.Д. Курс компьютерной технологии с основами информатики. –М.: АБФ, ACT, 1999. –482 с.

4. Каратыгин С. и др. Базы данных: Простейшие средства обработки информации. Электронные таблицы. Системы управления базами данных. Т.1 /Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптев В. –М.: ABF, 1995. –533 с.

5. Ковальски С. Excel 2000 без проблем. – М.: Бином, 2000. –210 с.

6. Информатика: учебник. Курносов А.П., Кулев С.А., Улезько А.В., Камалян А.К., Чернигин А.С., Ломакин С.В.: под ред. А.П. Курносова Воронеж, ВГАУ, 1997. –238 с.

7. Информатика: Учебник. /Под ред. Н.В. Макаровой – М.: Финансы и статистика, 2002. –768 с.

8. Пакеты прикладных программ: Учеб. пособие для сред, проф. образования / Э. В. Фуфаев, Л. И. Фуфаева. -М.: Издательский центр «Академия», 2004. –352 с.

9. Кронан Д. Microsoft Office Excel 2003 / Пер. c англ. Вереиной О.Б. - М.: НТ Пресс; Мн.: Харвест, 2005 – 224 с.

10. Егоренков А. Изучаем MS Office XP. Word XP для начинающих. Издательство "Лист", 2004, 288 с.

11. Егоренков А.А. Изучаем Microsoft Office XP: Word XP для начинающих. - М.: Лист Нью, 2004 - 288 с.

12. Шпак Ю.А. Microsoft Office 2003. Русская версия / Под ред. Ковтанюка Ю.С. - К.: Юниор, 2005 - 768 с.

13. Алекс Экслер. Microsoft Office 2003: Word, Excel, Outlook. Изд-во: НТ Пресс, 2005. - 176 с.

14. Программное обеспечение персонального компьютера. http://www.tspu.tula.ru/ivt/umr/po/lection.htm/.

15. Прохоров А. Н. Учебный курс Работа в современном офисе. http://www.intuit.ru/department/office/od/.

16. Работа с MS Excel. http://avanta.vvsu.ru/met_supply/381/Index.htm/.

17. Практикум по экономической информатике: Учебное пособие. Часть 1. /Под ред. Шуремова Е.Л., Тимаковой Н.А., Мамонтовой Е.А. – М.: Изд-во «Перспектива», 2000. – 300 c.

18. Карлберг К. Бизнес-анализ с помощью Excel 2000./ Пер.с англ.:- М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. – 480 с.

19. Попов А.А. Excel: практическое руководство. - М.: ДЕСС КОМ, 2001. – 301 с.

20. Microsoft Excel. Версия 2002. Шаг за шагом: Практ. пособие/ Пер. с англ. – М.: Издательство ЭКОМ, 2003. – 368 с.

21. Забиралов С.В., Киселев В.Г., Усков А.В. Word: шаг за шагом: Уч.-метод. пособие.- Н.Новгород: Изд. Нижегородского ун-та, 2005. – 85c.

22. Паненко И.Г. Офисные программы. Шаг за шагом. - М.: Эксмо, 2007. – 384 с.

23. Стоцкий Ю., Васильев А., Телина И. Office 2007. Самоучитель. – Спб.: Питер, 2007. – 524 с.

24. Киселев В.Г. ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА В EXCEL 2007: Практикум. - Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет, 2009. – 80 с.

25. MS Office 2007. Самоучитель, Сергеев, издательство Вильямс

26. MS Office 2007.Мюррей К.

27. Microsoft Office Excel 2007 Долженков В.А., Стученков А.Б.

28. Microsoft Office Excel 2007: профессиональное программирование на VBA, Джон Уокенбах

29. Microsoft Office Excel 2007. Библия пользователя, Джон Уокенбах

30. Бизнес-анализ с помощью Microsoft Excel, 2-е исправленное издание 2007

Приложения Приложение А

А Кнопка «Office»

Приложение Б

Панели Excel 2007

Приложение В

Шаблон «Табель»

Средствами MS EXCEL в кадровой работе можно решать задачу «Учет использования рабочего времени». В основе решения этой задачи лежит создание таблицы Табель.

С целью упрощения создания таблиц типа Табель и их унификации разработаем шаблон следующего вида (рис.1):

Рис.1 Шаблон

Для вычисления количеств рабочих дней можно использовать следующие формулы:

Ø S12 – СУММ (C12:Q12)+СЧЁТЕСЛИ(C12:R12;"к")

Ø S13 – СУММ (C13:R13)

Ø S14 - СУММ(C14:R14)+СЧЁТЕСЛИ(C14:R14;"к")

Ø S15 - СУММ(C15:R15)

Система таблиц позволяет проводить анализ использования рабочего времени за разные периоды времени.

Для решения этой задачи в шаблон табеля надо добавить еще одну таблицу (рис. 2).

Рис. 2 Форма анализа данных

Приложение Г

IШаблон таблицы «Возраст и стаж работы"

На конкретную предметную область и представляют собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами. В данной работе был проведен анализ и оценка эффективности и надежности автоматизированной информационной системы «Бюджет», используемой в финансовом органе Сегежского муниципального района для организации исполнения бюджета в соответствии с действующим бюджетным...

Либо записываются на винчестер в виде самостоятельного файла. В связи с тем, что на подавляющем числе современных компьютеров устанавливается операционная система Windows, имеющая собственные ресурсы (Записная Книжка) и специализированное программное обеспечение, встроенные редакторы, например Norton Commander, самостоятельно практически не используются. В составе функций, характерных для...

Также невысока и обычно составляет около 100 кбайт/с. НКМЛ могут использовать локальные интерфейсы SCSI. Лекция 3. Программное обеспечение ПЭВМ 3.1 Общая характеристика и состав программного обеспечения 3.1.1 Состав и назначение программного обеспечения Процесс взаимодействия человека с компьютером организуется устройством управления в соответствии с той программой, которую пользователь...

№	Дата рождения	(полных лет)	Дата начала работы	Стаж работы (с долями года)
1
2	…	….	….	…
3
4
5
6
7

Табличные процессоры

Особенность табличных процессоров заключается в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и форматировать их, но и использовать формулы для описания связи между значениями, хранящимися в раз­личных ячейках. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изме­нение содержимого какой-либо одной ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и, тем самым, при обнов­лении каких-либо частных данных, обновление всей таблицы происходит автома­тически. Класс программ, используемых для этой цели, называется табличными процессо­рами, или, проще, электронными таблицами.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет полу­чать результаты без проведения расчетов вручную или специального программи­рования. Электронные таблицы нашли широчайшее применение в экономических и бухгалтерских расчетах. Их можно эффективно использовать, для:

Автоматической обработки зависящих друг от друга данных;

Автоматизации итоговых вычислений;

Создания сводных таблиц;

Ведения простых баз данных;

Обработки записей баз данных;

Совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами;

Подготовки табличных документов;

Построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel. Она предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таб­лицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.

Основные понятия электронных таблиц

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содер­жать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист активной рабочей книги. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переклю­чаться между рабочими листами, входящими в ту же рабочую книгу. Чтобы пере­именовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются числами, от 1 до 65536 (максимально допустимый номер строки).

Адресация ячеек . На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются мини­мальными элементами хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она рас­положена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет адресную функцию. Адреса ячеек используются при записи формул, определяю­щих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль табличного курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку актив­ной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

Блок ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют блоком. Наиболее часто исполь­зуют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последо­вательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Блок ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в про­тивоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.

Ввод, редактирование и форматирование данных

Тип данных . Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов:

текст,

число или формула, - а также оставаться пустой.

Программа Excel при сохра­нении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все запол­ненные ячейки.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В про­тивном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начина­ется с символа «=» (знака равенства).

Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку фор­мул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под пане­лями инструментов. Содержимое строки формул всегда соответ­ствует содержимому текущей ячейки, так что оба метода ввода равноправны. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу ENTER на клавиатуре. Чтобы отменить внесенные изме­нения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку «Отмена» в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапа­зона проще всего использовать клавишу DELETE.

Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа - по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того, каким способом данные отформатированы, но для человека внешний вид данных позволяет быстро определить их назначение.

Числовые форматы . Для экономических расчетов применяют три принципиально разных формата записи чисел: обычный числовой, финансовый и формат даты.

Обычный числовой формат используют для записи различных отвлеченных чисел, например: количества какой-либо продукции, процентной ставки, возраста и т. п.

Для записи денежных сумм используются финансовые форматы, отличающиеся указанием денежной единицы (например, р.) и фиксированным числом знаков после десятичного разделителя (обычно две цифры, обозначающие копейки). Разу­меется, можно денежные суммы записывать и обычными числами, но при работе с финансовым форматом программа иначе подходит к округлению чисел и контро­лирует, чтобы в результате многочисленных операций с очень большими суммами не потерялось ни единой копейки.

Для записи даты можно применять разные варианты форматирования, но надо отдавать себе отчет в том, что, например, запись 22 Октябрь, 1999 также означает некоторое число. Обратите также вни­мание на то, что хотя даты - это тоже числа, с ними возможны не все числовые операции. Так, например, разность дат имеет физический смысл, а сумма дат ника­кого смысла не имеет.

Текстовые форматы. Текстовые форматы используют для записи текстовых строк и цифровых нечисловых данных. К таким данным относятся, например: почтовые индексы, номера телефонов, регистрационные номера и другие цифровые обозна­чения. Несмотря на то, что номера телефонов записывают цифрами, арифметичес­кие операции с ними не имеют никакого смысла.

Изменение формата данных в ячейке. Чтобы изменить формат отображения дан­ных в текущей ячейке или в выбранном диапазоне ячеек, используют команду «Формат» ® «Ячейки». Вкладки открывающегося диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной еди­ницы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его вырав­нивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

Вычисления в электронных таблицах

Формулы. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стан­дартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабо­чем листе отображается только текущий результат вычисления этой формулы. Чтобы увидеть саму формулу, а не результат ее работы, надо выделить ячейку (сде­лать ее текущей) и посмотреть на запись, которая отображается в строке формул.

Ссылки. Вместо чисел в формуле могут быть использованы имена ячеек - принято говорить, ссылки на ячейки. Ссылки выполняют роль адресов ячеек, содер­жимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат расчета зависит от того, какие числа находятся в ячейках, участвующих в вычислении. Таким образом, ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Значение в зави­симой ячейке подлежит пересчету всякий раз, когда изменяются значения в ячей­ках, на которые указывают ссылки, входящие в формулу.

1. адрес ячейки можно ввести вручную;

2. другой способ состоит выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунк­тирной рамкой.

Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выде­ляются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку пра­вильности формул.

Относительная адресация . От метода адресации ссылок зависит, что будет с ними происходить при копировании формулы из одной ячейки в другую. По умолча­нию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это озна­чает, что адреса в ссылках при копировании формулы из одной ячейки в другую автоматически изменяются. Они приводятся в соответствие с относительным рас­положением исходной ячейки и создаваемой копии.

Поясним это обстоятельство на примере. Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку A3, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.

Абсолютная адресация. При абсолютной адресации адреса ссылок при копирова­нии формулы не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рас­сматривается как постоянная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваря­ются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1. В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой - как относительный.

Копирование содержимого ячеек

Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять мето­дом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать метод перетаскивания, при работе с большими диапазонами удобнее пользоваться буфером обмена.

Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши, на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перета­щить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей под­сказкой).

Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного конт­роля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помо­щью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки появляется спе­циальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.

Копирование и перемещение данных через буфер обмена. Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Сначала необ­ходимо выделить копируемый диапазон и дать команду на его поме­щение в буфер обмена: «Правка» ® «Копировать» или «Правка» ® «Вырезать». Вставка дан­ных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого про­цесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения, только когда вставка будет успешно завершена.

Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диа­пазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Для управления способом вставки можно использовать команду «Специальная вставка». В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне.

Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, про­грамма Excel предоставляет средства для автоматизации ввода. К числу предостав­ляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозапол­нение формулами.

Автозавершение. Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. Такая ситуация часто возникает при исполь­зовании рабочей книги Excel в качестве базы данных.

В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие вве­денных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполнен­ные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами. При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик - это маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполне­ния рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в гори­зонтальном или вертикальном направлении.

Если ячейка содержит число (в том числе дату или денежную сумму), то при пере­таскивании маркера происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение дан­ными по закону арифметической прогрессии. Для выбора способа автозаполне­ния следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Использование стандартных функций

Стандартные функции используются в программе Excel только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. Отдельные параметры разделяются в списке точ­кой с запятой. В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использо­ваться функции.

Палитра формул. Если начать ввод формулы щелчком на кнопке «Изменить фор­мулу» (в строке формул), то под строкой формул появляется па­литра формул, обладающая свойствами диалогового окна. Она содержит значение, которое получится, если немедленно завер­шить ввод формулы. В левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, теперь появляется рас­крывающийся список функций. Он содержит десять функций, которые использовались последними.

Использование мастера функций. При выборе пункта «Другие функции» запускается Мастер функций, облегчающий выбор нужной функции. В списке «Категория» выбирается категория, к которой отно­сится функция (если определить категорию затруднительно, используют пункт «Полный алфавитный перечень»), а в списке «Функция» - конкретная функция данной категории.

Ввод параметров функции. В ходе ввода параметров функции палитра формул изменяет вид. На ней отобра­жаются поля, предназначенные для ввода параметров. Если название параметра указано полужирным шрифтом, то этот параметр является обязательным и соот­ветствующее поле должно быть заполнено. Параметры, названия которых приво­дятся обычным шрифтом, можно опускать. В нижней части палитры приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого параметра.

Параметры можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками - выбирать на рабочем листе. Если пара­метр задан, в палитре формул указывается его значение, а для опущенных пара­метров - значения, принятые по умолчанию. Правила вычисления формул, содержащих функции, не отличаются от правил вычис­ления более простых формул. Ссылки на ячейки, используемые в качестве пара­метров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учиты­вается при копировании формул методом автозаполнения.

Итоговые вычисления. Большая часть функций, доступных с помощью мастера, предназначена для науч­ных вычислений. Отдельную категорию составляют также «Финансовые функции», предназначенные для выполнения расчетов, связанных с денежными суммами. В экономических и бухгалтерских расчетах применяют, главным образом, итого­вые функции. Общим свойством этих функций является то, что их список парамет­ров может содержать заранее неизвестное количество параметров (или диапазон неопределенного размера), а в результате вычисления получается одно число, каким-то образом характеризующее весь набор параметров. Итак, итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычис­ление:

Суммы значений элементов, входящих в набор;

Среднего значения и других статистических характеристик;

Количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям.

Итоговые вычисления в программе Excel выполняются при помощи встроенных функций. Особенность итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор дан­ных, и задать параметры функции автоматически.

В качестве параметра итоговой функции чаще всего задается прямоугольный диа­пазон ячеек, размер которого определяется автоматически. Выбранный диапазон рассматривается как отдельный параметр («массив»), и в вычислениях использу­ются все ячейки, составляющие его.

Суммирование. Наиболее типичная из функций, предназначенных для итоговых вычислений, - это функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка «Авто­сумма»). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующие непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке.

Автоматический подбор диапазона не исключает возможности редактирования формулы. Можно переопределить диапазон, который был выбран автоматически, а также задать дополнительные параметры функции.

Другие функции итоговых вычислений. Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помо­щью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. В число таких функций входят, например, функции ДИСП (вычисляет дисперсию), МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифме­тическое значение чисел диапазона), СЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и другие. Перечисленные функции относятся к категории Статистические.

Функции, предназначенные для выполнения итоговых вычислений, часто приме­няют при использовании таблицы Excel в качестве базы данных, а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц.